Navigasjon, søk og logg inn

d0debb

Etiske regler for Gjensidige

Vedtatt av styret 19.09.2013
Sist revidert 15.12.2016

Med Gjensidige menes i denne sammenheng Gjensidige konsern.

1. Gjensidiges verdigrunnlag

Gjensidiges samfunnsoppdrag er å sikre liv, helse og verdier, og løse dette på en måte som ivaretar hensynet til alle bedriftens interessenter.

God forretningskultur og positivt omdømme er grunnleggende forutsetninger for Gjensidiges virksomhet.  Konsernets virksomhet krever tillit fra kunder, myndigheter, aksjeeiere og samfunnet for øvrig. For å oppnå tillit er Gjensidige avhengig av profesjonalitet, dyktighet og høy etisk standard i alt vi gjør både innenfor konsernets forretningsdrift og handlemåten til hver enkelt. Alle ansatte skal opptre med aktsomhet, redelighet og saklighet, og avstå fra handlinger som kan svekke tilliten til konsernet. Ledere har et særlig ansvar og skal fremstå som gode eksempler. Alle aktiviteter i Gjensidige skal tåle dagens lys. Det forventes derfor av ansatte at de til enhver tid opptrer i tråd med konsernets etiske regler.

De etiske reglene angir hvordan en ansatt skal handle for å etterleve selskapets verdinormer. Dersom han/hun er i tvil, skal vedkommende ta kontakt med sin nærmeste leder.

2. Målgruppe

De etiske reglene gjelder for alle ansatte i konsernet, alle med tillitsverv, og innleide konsulenter, når de opptrer på vegne av konsernet. Se for øvrig punkt 6.8 i habilitetsreglene.

De etiske reglene pålegger ikke kunder eller andre tredjemenn, som nærstående, juridiske plikter, men ansatte skal gjennom sin etterlevelse av etiske regler ta hensyn til forholdet til disse. 

3. Forhold til annet regelverk

De etiske reglene utgjør krav til etisk adferd, men kan ikke dekke alle forhold for riktig atferd. For konsernet er det i tillegg utarbeidet andre retningslinjer og regelverk som utfyller de etiske reglene. Det er derfor viktig å bruke skjønn i vurderingen av hva som er en etisk riktig handlemåte i hver enkelt situasjon.

I tillegg skal ansatte lojalt følge lover, for­skrifter, rundskriv, relevante bransje ­etiske regler og interne regler som gjelder for konsernets virksomhet. Ledere skal sørge for at de ansatte gis anledning til å sette seg inn i det regelverket som gjelder for den enkeltes arbeidsoppgaver, men den enkelte ansatte er selv ansvarlig for å følge regelverket.

4. Åpenhet og tillit

Bedriftskulturen skal preges av åpenhet, som er en forutsetning for motivasjon, tillitt og trygghet. Det er en målsetting at alle ansatte skal føle seg trygge på å kunne ta opp både små og store saker med leder eller andre i konser­net.

De etiske reglene kan ikke avgjøre hva som er rett og galt i alle situasjo­ner. Det er derfor viktig å være åpen om sine handlinger, og ta det opp med andre hvis det er noe man er usikker på. Ved tvil skal man ta problemstillingen opp med leder eller HR. Det er også mulig å bruke etikkpostkassen etikk@gjensidige.no til spørsmål om etiske problemstillinger. Henvendelser blir behandlet konfidensielt.

5. God forretningspraksis

5.1. Menneskerettigheter
Konsernet skal respektere de grunnleggende menneskerettighetene, slik disse er inntatt i blant annet FNs menneskerettighetskonvensjon og i den Internasjonale arbeidsorganisa­sjon (ILO). Konsernets finansielle investeringer skal følge anerkjente prinsipper for etiske investeringer knyttet til menneskerettigheter.

5.2. Miljø og innkjøp
Konsernet skal arbeide for å redusere miljøbelastningen fra egen drift, og legge til rette for at ansatte kan redu­sere miljøbelastningen på samfunnet.

Konsernet er en stor innkjøper av varer og tjenester, og skal aktivt jobbe for at produsenter og leverandører utøver sin forretningsvirksomhet i henhold til internasjonalt anerkjente prinsipper og retningslinjer knyttet til menneske- og arbeidstakerrettigheter, miljø og anti-korrupsjon. Produkter som leveres til Gjensidige skal tilfredsstille våre miljøkrav.

5.3. Sunn konkurranse og salg
Konsernets opptreden i markedet skal alltid skje i sam­svar med gjeldende konkurranse- og markedsføringslovgivning. Det skal utvises særlig aktsomhet i forbin­delse med arbeid som utføres i regi av bransjeforeninger og der konkurrenter er involvert. Slikt arbeid skal alltid gjennomføres innenfor de mandater og/eller retningslinjer som er utarbeidet.

Konsernet skal ikke legge opp til noen former for salg eller markedsføring som kan oppfattes som støtende, eller strider mot vanlige samfunnsnormer. Rådgivning skal alltid skje med utgangspunkt i kundenes behov, økonomiske situasjon og risikovillighet. Konsernet skal gi råd som tjener kundenes interesser. Vi skal kjenne kunden best og bry oss mest, 

5.4. Skatt og offentlig regelverk
Gjensidige skal følge skattelovgivnin­gen i de landene konsernet har virk­somhet. Ved eventuelle transaksjoner og disposisjoner der Gjensidige oppfatter at loven ikke gir tilstrekkelig klarhet, skal informasjon gis til skat­temyndighetene. Gjensidige skal ikke gjennom sin forretningsdrift understøtte eller legge til rette for andres unndragelse av skatt og avgift.

Alle ansatte skal sette seg inn i de regler, lover og forskrifter som gjelder for eget ansvarsområde, og sørge for at disse følges. Ansatte må ikke på noen måte anbefale eller ta initiativ til brudd på eller omgåelse av gjeldende lover og regler.

5.5 Korrupsjon
Korrupsjon er å misbruke sin stilling for å oppnå personlige eller forretningsmessige fordeler for seg selv eller andre. Konsernet skal gjennom anti-korrupsjonsprogrammet arbeide aktivt for hindre at korrupsjon forekommer i konsernets forretningsaktiviteter.

Ingen må selv eller for andre motta fordeler fra konsernets forbindelser dersom fordelen har sin bakgrunn i ansettelsesforholdet. Til­svarende skal ingen gi slike fordeler til forretningsforbindelser. Fordeler kan være gaver, rabatter, reiser og bonus ved private innkjøp, låneopptak eller lignende. Unntatt fra denne regelen er fordeler konsernet har oppnådd for alle ansatte enten i hele eller deler av land som det har virksomhet i.

En ansatt må ikke la beslutninger eller handlinger bli påvirket av utilbørlig press eller tilbud om økonomiske fordeler fra parter med egeninteresser. Ansatte må ikke på noen måte anbefale eller ta initiativ til brudd på eller omgåelse av gjeldende lover og regler som korrupsjon og økonomisk kriminalitet.

Ansatte skal kjenne innholdet i gjensidigefolderen «Vet du nok om korrupsjon» som finnes her.

5.6. Hvitvasking
Hvitvasking betyr å gjøre utbytte fra straffbare handlinger om til tilsynelatende lovlig inntekt eller formuesøk­ning. Konsernet skal unngå enhver befatning med midler som stammer fra kriminelle forhold, og har etablert rutiner som ansatte i første linje mot kunden skal følge for å redusere mulighetene for hvitvasking.

6. Personlig adferd

6.1. Diskriminering og mobbing
Det er et felles ansvar å bidra til og bygge lagånd og et godt arbeidsmiljø. Den enkelte forventes å opptre med respekt, omtanke og alminnelig høflighet overfor kolleger så vel som konkurrenter, kunder og andre. Ved å være inkluderende og engasjert, gjør man hverandre gode. Diskriminering eller trakassering skal ikke forekomme. Den som føler seg diskriminert eller mobbet skal tas på alvor.

6.2 Forhold til leder og kolleger
Gjensidige ønsker å skape et positivt, utviklende og engasjerende arbeidsmiljø. Tillit, respekt, samarbeid og åpenhet til leder og kolleger er grunnleggende for å nå dette målet. Alle ansatte har ansvar for å bidra til å skape et godt arbeidsmiljø i Gjensidige.

6.3 Taushetsplikt
Ansatte har taushetsplikt om kunders, ansattes og andre forretnings­messige eller private forhold som man får kjennskap til i forbindelse med utførelse av arbeid for kon­sernet. Dette gjelder med mindre man etter lov har plikt til å utlevere opplysningene eller ifølge disse etiske reglene har plikt eller blir oppfor­dret til å melde fra. Taushetsplikten gjelder ikke bare utad, men også mellom de enkelte selskap i konsernet. Taushetsplikten gjelder også overfor andre i samme selskap som ikke har behov for å gjøre seg kjent med opplysningene i sitt arbeid.

Taushetsplikten gjelder overfor kollegaer, rådgivere, familie og enhver annen, med mindre den som har krav på at taushet bevares uttrykkelig har samtykket i informasjonsutveksling. CFO eller den CFO bemyndiger, kan i konkrete tilfeller vedrørende finansielle forhold gi samtykke til informasjonsutveksling.

Taushetsplikten gjelder også etter fratredelse fra stilling i Gjensidige.

En ansatt skal ikke aktivt søke opplysninger om andre ansatte eller kunder via datasystemene eller på annen måte, når det ikke er nødvendig for hans/hennes arbeid i Gjensidige.

6.4 Forhold til forretningsforbindelser
Ingen må foreta handlinger som kan hindre upartisk opptreden knyttet til konsernets kunder, leverandører, aksjeeiere eller andre av konsernets forbindelser. Det må vises tilbake­holdenhet med private avtaler og utveksling av ytelser med bedrifter og personer som man gjennom sitt arbeid i konsernet har forretningsforbindelser med. Videre må det vises tilbakeholdenhet med forretnings­messige avtaler med personer man har private relasjoner til. 

Dersom en ansatt har private relasjoner med en forretningsforbin­delse, skal dette meldes til nærmeste overordnede.

6.5 Representasjon og arrangementer
Det forventes at ansatte som i kraft av sin stilling representerer eller kan bli identifisert med konsernet, oppfører seg på en måte som inngir tillit både til konsernet og ansatte.

Arrangementer i regi av konsernet skal preges av nøkternhet og ha et relevant og tilstrekkelig faglig innhold. 

Dersom arrangementet medfører reise og overnatting for eksterne som inviteres, skal dette dekkes av de inviterte (enten direkte eller gjennom en deltakeravgift). 

En ansatt kan ikke delta på reiser eller arrangement tilbudt av Gjensidiges forbindelser uten forutgående avklaring med leder. Reiser og opphold i forbindelse med utførelsen av arbeid for Gjensidige skal som hovedregel dekkes av Gjensidige. Avvik fra dette skal avklares med leder. Dette gjelder også reiser og opphold i forbindelse med seminarer og andre faglige opplegg, som dekkes enten direkte eller som en del av deltakeravgiften. 

Sponsoraktiviteter skal være i samsvar med den til enhver tid vedtatte sponsorstrategi. 

Gjensidige har forbud mot politiske donasjoner og alle utbetalinger som kan oppfattes som støtte til organisasjoner skal skje under full åpenhet.

6.6 Gaver og fordeler
Ansatte skal utvise stor varsomhet med å motta gaver eller andre ytelser fra kunder, leverandører eller fra andre av Gjensidiges forbindelser. En ansatt eller dennes nærstående (def. se punkt 6.8) kan ikke motta gaver fra en giver med verdi over NOK 500 innenfor et kalenderår. Hvis det er fare for at ansattes  habilitet eller uavhengighet kan trekkes i tvil, skal en gave ikke mottas. Eventuell retur av gaver må skje på en måte som virker minst mulig støtende på giveren.

En ansatt skal ikke motta noen form for gave eller ytelse i tilknytning til eller forut for forhandlinger eller som gjenytelse for inngåtte forretningsmessige avtaler for Gjensidige 

Når gaver gis til forbindelser, gjelder tilsvarende begrensninger. Gjensidiges motiver eller mottakerens integritet må ikke kunne trekkes i tvil.

Gjensidige ønsker åpenhet, og alle mottatte gaver og relasjonsaktiviteter skal registreres i konsernets gaveregister.

6.7 Familieforhold
Søsken, foreldre/barn eller ektefeller/samboere skal, som hovedregel, ikke arbeide under samme leder (linjeleder) eller i samme avdeling. En slik situasjon skal avklares på forhånd med overordnet leder for det aktuelle området. Ansatte som er i slekt med hverandre, skal ikke hindre, bedømme, godkjenne, revidere, kontrollere eller på annen måte påvirke arbeidet til en slektning.

6.8.   Habilitet
Ingen må ta del i, eller søke å påvirke, behandlingen eller avgjørelsen av en sak når det foreligger forhold som er egnet til å svekke tilliten til hans/hennes uavhengighet.

Ikke under noen omstendighet skal noen behandle, avgjøre eller øve påvirkning i en sak når vedkommende selv eller nærstående, direkte eller indirekte, har økonomiske eller andre personlige interesser i saken. Med nærstående menes ektefelle, samboer og barn under 18 år, samt selskap, foreninger, lag o.l. hvor den ansatte eller noen av hans/hennes nærmeste har en vesentlig innflytelse. Også andre personlige relasjoner kan være av en slik art at de vil bli likestilt med nærstående (for eksempel naboer, nære venner m.v.)

Dersom en overordnet er inhabil i en sak, kan saken som hovedregel heller ikke avgjøres av en direkte underordnet.

Ansatte skal underrette sin nærmeste leder straks han/hun blir oppmerksom på at en habilitetskonflikt kan oppstå. Den overordnede skal vurdere om andre ansatte eller omverdenen vil kunne trekke den ansattes habilitet eller etiske redelighet i tvil. Dersom det konstateres at inhabilitet foreligger, skal han/hun ikke delta i den videre behandling av saken.

En ansatt skal ikke benytte sin stilling til å påvirke ansettelsessaker slik at det skjer en favorisering på grunnlag av andre kriterier enn de som er direkte relevante for den aktuelle stillingen.

 

6.9 Bierverv og engasjement i andre selskaper og organisasjoner
Ingen ansatte kan uten arbeidsgivers samtykke arbeide, inneha ha styreverv, drive eller ha økonomisk særinteresse i foretak som driver samme type virksomhet som et av konsernets selskap eller som har en forretningsrelasjon til disse. 

Arbeidsgiver må forespørres i forkant hvis en ansatt med hovedstilling i konsernet ønsker å drive privat virksomhet eller ta lønnet arbeid i fritiden.  Tillatelse vil kunne bli gitt så sant biervervet/arbeidet er forenlig med fullgod utførelse av arbeidet i konsernet, herunder forenlig med vedkommendes stilling i konsernet.

Bierverv som er så arbeidskrevende at det kan gå ut over den ansattes arbeid, må godkjennes av overordnet. Politiske tillitsverv, som er regulert i lov, skal leder informeres om og legge til rette for at vervet blir til minst mulig ulempe for konsernet.

En ansatt må melde fra til nærmeste overordnede hvis ansatte eller nærstående har eierinteresser i virksomheter som har kunde- eller leverandørforhold til Gjensidige. Dersom eierforholdet kan skape tvil om den ansattes lojalitet eller uavhengighet, kan Gjensidige kreve at eier- eller kundeforholdet opphører og sette frist for avvikling.

Ansatte i ledende stillinger kan ikke uten særskilt tillatelse fra nærmeste leder delta som ansvarlig medlem eller være styremedlem i selskap som driver næringsvirksomhet.

Ansatte kan påta seg verv utenfor Gjensidige. Er en ansatt i tvil om engasjementet går ut over arbeidet i Gjensidige, eller er i strid med Gjensidiges verdier, skal dette tas opp med nærmeste leder. I saker hvor Gjensidige omtales, forventes en korrekt og lojal holdning utad.

6.10 Innsideinformasjon og verdipapirhandel
Innsideinformasjon er presise opplysninger som er egnet til å påvirke kursen på Gjensidige aksjen opp eller ned, det vil si opplysninger som en fornuftig investor sannsynligvis vil benytte som grunnlag for sin investeringsbeslutning. Ingen ansatte skal bruke, eller bidra til at andre bruker, innsideinformasjon om konsernet eller andre selskaper, som grunnlag for å handle med verdipapirer. Dette gjelder både privat og på vegne av konsernet.

Private investeringer i verdipapirer må skje innenfor en ansvarlig økonomisk ramme. Gjensidiges interesser skal alltid gå foran ansattes personlige interesser, og interessene skal heller ikke sammenblandes.

Ansatte må ikke på egne vegne eller på vegne av nærstående bruke informasjon fra diskusjoner eller notater om Gjensidiges mulige egen handel i verdipapirer til å handle eller gi råd om å kjøpe eller selge slike verdipapirer. Slik informasjon er taushetsbelagt og vil være bedriftshemmelig, og kan også være innsideinformasjon som utløser lovfestet straffebelagt handleforbud.

Er man i tvil om det foreligger innsideinformasjon eller om handel av verdipapirer, skal CFO eller IR-direktør kontaktes i forkant av eventuell handel.

For medlemmer av styre, henvises det særskilt til reglene om inhabilitet og taushetsplikt, se finansforetaksloven §§ 9-5 og 9-6.

6.11. Bruk av konsernets utstyr og eiendeler
Ingen skal i urimelig grad benytte sel­skapets data, IT-utstyr, materiell eller andre eiendeler til private formål eller til aktiviteter som ikke er relevante for arbeidet. Bruk til dataspill, gambling, pornografi, rasisme eller andre formål som kan oppfattes som støtende skal ikke forekomme. Ytterligere informasjon finnes på intranettet under Sikkerhet.

6.12. Ryddighet i egen økonomi og økonomiske forhold
Gjensidige forutsetter at de ansatte har en ryddig privatøkonomi. Det forventes at ansatte til enhver tid sørger for at økonomiske forpliktelser overfor Gjensidige holdes i orden, herunder kundeforhold med selskapet. 

Det kan oppfattes som en svekkelse av den respekt og uavhengighet konser­net tilstreber dersom ansatte er utsatt for sterkt økonomisk press. En ansatt som forstår at han/hun ikke vil klare å dekke sine økono­miske forpliktelser overfor konsernet, må orientere sin nærmeste leder, med mindre den økono­miske situasjonen er av forbigående karakter.

Ansatte som tiltrer stillinger med fullmakter til å binde Gjensidige økonomisk, må være innstilt på at Gjensidige foretar kredittsjekk.

En ansatt skal ikke foreta registreringer og endringer av betingelser på egne eller nærståendes forsikringsavtaler eller andre avtaler. Dette er likevel ikke til hinder for at ansatte kan benytte de samme betjeningskanaler som er åpne for andre kunder.

Dersom en ansatt får avslag som følge av svik (forsikringsbedrageri) på en skadesak eller kjøp av forsikring, vil det kunne få konsekvenser for arbeidsforholdet. Tilsvarende gjelder ansattes uredelige atferd som kunde innenfor konsernets øvrige virksomhetsområder.

Anvisning for utbetaling av en ansattes personlige utgifter skal foretas av overordnet iht. fullmakter.

De tilleggsgoder ansatte i Gjensidige har, må ikke utnyttes utover det formål som ligger i ordningen 

Deltakelse i ulovlig spillvirksomhet med økonomisk risiko er ikke forenlig med Gjensidiges virksomhet.

6.13. Menneskeverd
En ansatt skal i forbindelse med tjenesteoppdrag eller på forret­ningsreiser, ikke oppføre seg på en måte som kan krenke menneskeverd. Dette innebærer blant annet at en skal avstå fra kjøp av seksuelle tjenester. 

6.14. Egeninteresse
Ansatte må ikke foreta handlinger i den hensikt å oppnå en urettmessig berikelse eller fordel.

En ansatt som slutter i konsernet, kan ikke ta med seg eller kopiere selskapets erfaringsarkiv, kundelister, rutiner, interne systemer eller annen organisert kunnskap, rettighet eller åndsverk som er innkjøpt eller utviklet av ansatte eller andre for konsernet.

7. Varsling

Varsling er å gå videre med kritikkver­dige forhold til noen som kan gjøre noe med det. Kritikkverdige forhold er eksempelvis brudd på lovregler og interne regler og retningslinjer.

Varsling er viktig for konsernet og samfunnet, fordi kritikkverdige forhold kan rettes opp, og det kan bidra til å utvikle konsernet. Ansatte som er villige til å varsle er derfor en viktig ressurs for konsernet.

Alle som får kjennskap til det man mener er kritikkverdige forhold, eller forhold som er i strid med regler og retningslinjer som gjelder for konsernets virksomhet, oppfordres til å melde fra om dette. De ansatte har plikt til å varsle om kriminelle forhold og om forhold der liv og helse er i fare.

Det er flere måter å varsle på. Som utgangspunkt kan ansatte alltid varsle skriftlig eller muntlig til overordnet, HR partner, HR-direktør, tillitsvalgte, verneombud eller Arbeidsmiljøutvalgets leder. I tillegg kan man varsle gjennom Gjensidiges eksterne varslingskanal. Ved ønske om anonym varsling må den interne eller eksterne varslingskanalen benyttes.

8. Ansvar og oppfølging

Ledere på alle nivåer har et særlig ansvar for å påse at egen og under­ordnedes atferd er i samsvar med regelverket. Linjeleder er ansvarlig for å gjøre de etiske reglene kjent og følge opp at de etterleves.

HR har overordnet ansvar for forvaltning av det etiske regelverket, herunder oppfølging av gaveregister og etikkpostkasse. HR skal bistå ledelsen med å legge til rette for at alle ansatte blir gjort kjent med hva reglene betyr i det daglige arbeidet.

Overtredelse av konsernets etiske regler vil normalt ha konsekvenser i henhold til sanksjonsmatrisen under.

Etikk_Ansvar-og-oppfølging