Styret skal velge et revisjonsutvalg, et risikoutvalg og et godtgjørelsesutvalg I tillegg kan styret opprette andre arbeidsutvalg som skal bidra til å styrke styrets forberedelser til sine møter. Det er det samlede styret som har ansvaret for de beslutninger som fattes. Arbeidsutvalgene har således ikke delegert beslutningsmyndighet for styret, men er arbeidsutvalg som forbereder saker for styret. Alle nødvendige og vesentlige opplysninger skal således forelegges det samlede styret til behandling av de saker arbeidsutvalget har forberedt.
Arbeidsutvalgene skal føre protokoll fra sine møter, og protokollen skal fremlegges for styret i nærmeste påfølgende styremøte.
Styret velger arbeidsutvalgenes medlemmer blant styrets medlemmer. Arbeidsutvalgene skal fremme forslag til retningslinjer og årsplan for sitt arbeid, og disse skal godkjennes av styret. Styret skal årlig evaluere arbeidsutvalgenes arbeid som en del av egenevalueringen.
Arbeidsutvalgene står fritt til å hente inn ressurser, råd og anbefalinger fra kilder utenfor konsernet. Arbeidsutvalgene kan også trekke på ressurser i konsernet.
Styret har opprettet følgende arbeidsutvalg:
a) Godtgjørelsesutvalg
Godtgjørelsesutvalgets oppgaver
Godtgjørelsesutvalget skal forberede:
- Styrets årlige erklæring om Gjensidiges godtgjørelsespolitikk
- Den årlige evalueringen av og saker om lønn og annen godtgjørelse til daglig leder.
- Den årlige evalueringen av og saker om lønn og annen godtgjørelse til selskapets intern revisor
- Den årlige evalueringen av kollektiv bonus til de ansatte
- Retningslinjer for, lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte.
- Erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte (jf. allmennaksjelovens § 6-16a), herunder
- Retningslinjer for fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse for det kommende regnskapsåret.
- Redegjørelse for den lederlønnspolitikk som har vært ført det foregående regnskapsåret, herunder hvordan retningslinjene for lederlønnsfastsettelsen er blitt gjennomført.
- Redegjørelse for virkningen for selskapet og eierne av implementering/endringer i incentivordninger knyttet til aksjer.
- Andre vesentlige personalrelaterte forhold for ledende ansatte.
Godtgjørelsesutvalgets sammensetning
Godtgjørelsesutvalget består av styrets leder og to styremedlemmer som er uavhengige av selskapets ledelse. Utvalget kan benytte ekstern bistand med hensyn til praktisk tilrettelegging og faglig rådgivning.
b) Revisjonsutvalg
Revisjonsutvalgets oppgaver
Revisjonsutvalget er et forberedende og rådgivende arbeidsutvalg for styret.
Revisjonsutvalget skal blant annet:
- forberede styrets oppfølging av regnskapsrapporteringsprosessen,
- overvåke systemene for intern kontroll og risikostyring samt konsernets internrevisjon,
- ha løpende kontakt med selskapets valgte revisor om revisjonen av årsregnskapet,
- vurdere og overvåke revisors uavhengighet og objektivitet, herunder særlig i hvilken grad andre tjenester enn revisjon som er levert av revisor kan ha betydning for revisors objektivitet og uavhengighet.
- avgi uttalelse om valg av revisor og dennes honorar
Revisjonsutvalgets sammensetning
Revisjonsutvalget skal ha minst tre medlemmer. Revisjonsutvalgets medlemmer velges av og blant styrets medlemmer. Styremedlemmer som er ledende ansatte i selskapet kan ikke velges til medlemmer av revisjonsutvalget.
Revisjonsutvalget skal samlet ha den kompetanse som ut fra selskapets organisasjon og virksomhet er nødvendig for å ivareta sine oppgaver. Minst ett av medlemmene i revisjonsutvalget skal være uavhengig av virksomheten og ha kvalifikasjoner innen regnskap eller revisjon.
Selskapet har i Finansdepartementets brev av 7. juli 2011 fått tillatelse til at styremedlemmer med tilknytning til Gjensidigestiftelsen kan delta i revisjonsutvalget. Revisjonsutvalgets leder kan ikke være styremedlem med tilknytning til Gjensidigestiftelsen.
c) Risikoutvalg
Risikoutvalgets oppgaver
Risikoutvalget er et forberedende og rådgivende arbeidsutvalg for styret:
Revisjonsutvalget skal ha minst tre medlemmer. Revisjonsutvalgets medlemmer velges av og blant styrets medlemmer.
Risikoutvalget skal forberede styrets behandling av saker som omhandler konsernforetakenes samlede risiko og jevnlig vurdere om konsernets styrings- og kontrollordninger er tilpasset risikoappetitt og omfang av virksomheten, herunder:
- forberede styrets vurdering av risiko og samlet kapitalbehov for konsernet
- ha jevnlig kontakt med risikostyringsfunksjonen og motta rapportering om risikoeksponering i forhold til risikoappetitt og risikorammer samt rapportering fra konsernets øvrige kontrollfunksjoner
- bidra med kvartals-vise vurderinger i forbindelse med styrets dynamiske risikostyring
- gi innspill til styret om eventuelle behov for endring av de styrefastsatte risikorammene (risikoappetitten)
- forberede styrets behandling av risikorammer for påfølgende år og gi styret innspill om eventuelle behov for endringer i de styrefastsatte risikorammene
- årlig å forberede og gi styret råd om etablert investeringsstrategi, herunder om bruk av ulike instrumenter, er hensiktsmessig
- forberede styrets behandling av ORSA og ICAAP, herunder blant annet å gi innspill knyttet til makroøkonomiske forhold og kapitalbruk
- forberede styrets vurdering av om systemene sikrer at internmodellen til enhver tid fungerer i henhold til kravene og reflekterer foretakets risikoprofil på en hensiktsmessig måte
- forberede styrets arbeid med å sikre en god prosess og rammeverk for validering og endringer i den partielle internmodellen
- gjennomgå selskapets risikoprising av produkter, herunder risiko knyttet til nye produkter
- forberede styrets risikovurdering av foreslåtte vesentlige organisasjonsendringer
- Bidra til at konsernet har tilfredsstillende beredskapsplaner, herunder kapitalberedskapsplan, og løpende evaluerer disse.