Kortfattet informasjon om bedriftens HMS-arbeid, krav og rutiner bør samles ett sted, gjerne i en håndbok. Det er viktig at alle ansatte leser, gjør seg kjent med og tar eierskap til innholdet. Her følger en oversikt over temaer det er hensiktsmessig å dekke:
Beskriv kort bedriften, dens virksomhet og mål. Legg gjerne inn et organisasjonskart og/eller en illustrasjon av arbeidsflyten og verdikjeden. Vis hvordan HMS-dokumentasjonen er bygget opp og hvor den finnes.
Utarbeid en overordnet målsetting (generell og langsiktig) for HMS i bedriften. Sett i tillegg konkrete delmål for avdelingene med tidsperspektiv på 1 til 2 år. Det kan for eksempel settes mål for luftforurensning, sykefravær, ulykker, støynivå og bruk av verneutstyr.
Organisering
Beskriv hvordan HMS-arbeidet skal gjøres i bedriften, hvordan oppgavene er fordelt og hvordan samspillet mellom styret, ledelsen, mellomledere, medarbeidere, verneombud, HMS-personell og HMS-utvalg fungerer. Tegn gjerne et eget HMS- organisasjonskart.
Ansvar
Forklar hvordan ansvar og oppgaver er fordelt for alle aktørene beskrevet under organiseringen.
Både i og utenfor bedriften stilles det krav til HMS. Lag en oversikt over hvilke krav som bedriften må forholde seg til. Presenter de viktigste kravene først.
Myndighetene
Offentlige myndigheter som Arbeidstilsynet, Statens forurensningstilsyn og Direktorat for samfunnssikkerhet og Beredskap setter minimumskrav til HMS gjennom lover og forskrifter. Bedriften må kjenne til og etterleve disse.
Forsikringsselskapet
En rekke ulike sikkerhetskrav må etterleves for at bedriftens forsikringer skal være gyldig. Disse finner du sammen med vilkårene.
Kundene
Stadig flere kunder stiller krav til leverandørenes HMS-arbeid ved både produksjon og bruk av varer og tjenester. For alle nye kunder bør bedriften undersøke hvilke krav kunden stiller, og inkludere disse i eget HMS-arbeid.
Bedriften
Bedriften kan stille strengere krav til HMS enn myndighetenes minimumskrav, også på områder som ikke er regulert av myndighetene. Strenge interne krav kan være et konkurransefortrinn.
Beskriv de interne rutinene for HMS. Gjør det enkelt, og beskriv hva, hvem, hvor ofte og når. Det er viktig å ha rutiner for:
Lag en oversikt over hva ledere, medarbeidere, nyansatte og verneombud skal ha av kunnskap innen HMS. Vektlegg rutiner og sikkerhetsmessige forhold på arbeidsplassen som bruk av maskiner, verneutstyr, kjemikaliebruk, øvelser og lignende. Husk at opplæringen må oppdateres etter hvert som bedriften utvikler seg videre.
Erfaringslæring
Beskriv hvordan de ansatte skal lære av hverandre på tvers av organisasjonen. Her bør læring i prosjekt og hvordan man lærer av feil inkluderes.
Formuler rutiner for avvik- og feilhåndtering. Det er viktig at det kommer tydelig frem hvordan uønskede hendelser, nestenulykker og andre kritikkverdige forhold håndteres. Forklar hvordan dette skal rapporteres, hvordan feil rettes og forebygges i fremtiden samt hvordan vedlikehold gjennomføres. Beskriv også hvordan forslag til tiltak håndteres.
Beskriv den årlige revisjonen av bedriftens HMS-arbeid. Bedriftens leder og verneombud må gjøre en grundig gjennomgang for å undersøke om:
Resultatet av revisjonen rapporteres til styre, ledergruppe og medarbeiderne. Deretter må det utarbeides en plan for det videre arbeidet med justering av rutiner og oppdatering av håndboken.