Informasjon om behandling av person­opplysninger i Gjensidige Forsikring

Personopplysninger er opplysninger som kan knyttes direkte til deg som person, for eksempel fødselsnummer, adresse, telefonnummer og lignende. Slike opplysninger er nødvendige for at vi skal kunne betjene deg som kunde. Vi behandler personopplysninger i forbindelse med at vi tilbyr forsikringstjenester.

Behandling av personopplysninger

Behandling av personopplysninger er for eksempel innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning eller endring, gjenfinning, bruk, overføring og sletting.

For at behandlingen av personopplysninger skal være lovlig, så må den være basert på et rettslig grunnlag, som kalles behandlingsgrunnlag. Ulike behandlingsgrunnlag er beskrevet i personopplysningsloven. De som er mest relevante for Gjensidige Forsikring er:

• at det er nødvendig for å oppfylle en avtale med den personen personopplysningene gjelder for

• at det er gitt samtykke fra den personen personopplysningene gjelder for

• at det er nødvendig for å overholde lover og regler

• at vi har en berettiget interesse i behandlingen, som er nødvendig og som er viktigere enn å beskytte personopplysningene for den personen de gjelder for

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes. Behandlingsansvarlig er ansvarlig for at tiltak for å oppfylle personvernregler –  herunder at krav til internkontroll og informasjonssikkerhet – er etablert.

Den juridiske enheten som er ansvarlig for behandlingen av personopplysningene dine er Gjensidige Forsikring ASA, Schweigaards gate 21, 0191 Oslo, organisasjonsnummer 995 568 217.

Kontaktadresse er: Gjensidige Forsikring ASA, Postboks 700 Sentrum, 0106 Oslo.

Gjensidige Forsikring Norge driver også forretning under varemerket Gouda. I tillegg har vi offisiell tilstedeværelse andre steder på nett og i applikasjoner, se oversikt over Gjensidiges offisielle kanaler på nett.

Gjensidige Forsikring har et personvernombud som har i oppgave å påse at virksomheten behandler personopplysninger i henhold til gjeldende lover og regler.

Personvernombudet er også en ressursperson for deg som kunde. Hvis du har spørsmål om hvordan vi bruker personopplysningene dine, eller har innspill til oss, kan du kontakte personvernombudet på personvernombudet@gjensidige, eller sende brev til: Gjensidige Forsikring ASA, v/ Personvernombudet, Postboks 700 Sentrum, 0106 Oslo.

Gjensidige behandler noen særlige kategorier av personopplysninger. De vanligste kategoriene er helseopplysninger og opplysninger om fagforeningsmedlemskap.

Helseopplysninger

Gjensidige Forsikring behandler helseopplysninger blant annet når det er nødvendig for å gi en helse- eller livsforsikring, og i forbindelse med skade og oppgjør. Helseopplysninger regnes som en særlig kategori (sensitiv) personopplysning i personopplysningsloven, og det gjelder særlige regler for behandling av slike opplysninger. Dersom det er nødvendig å gi helseopplysninger for å inngå en avtale innhenter vi samtykke fra deg ved avtaleinngåelsen. Dersom du ikke gir samtykke kan ikke forsikringsavtalen inngås.

Behandling av helseopplysninger kan også inngå der det er nødvendig i tariffutvikling, i analyser knyttet til solvens- og soliditetskrav og annet. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle rettslige forpliktelser Gjensidige har, og som er fastsatt for å ivareta viktige allmenne interesser.

Behandlingsgrunnlag

Dersom behandling av særlige kategorier (sensitive) personopplysninger er nødvendig for å inngå avtalen vil vi be om samtykke til dette.

Gjensidige Forsikring er som forsikringsforetak pålagt blant annet å overvåke verdien av eiendeler, avsetninger og risiko, samt beregne kapitalkrav. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle rettslige forpliktelser som påhviler foretaket, og som er fastsatt for å ivareta viktige allmenne interesser.

Vi behandler også særlige kategorier (sensitive) personopplysninger når det er nødvendig for å behandle skadesaken og foreta et oppgjør. Grunnlaget for slik behandling er at det er nødvendig for å fastsette et rettskrav.

Opplysninger om fagforeningsmedlemskap

Gjensidige har samarbeidsavtaler med ulike lag, foreninger og organisasjoner og disse avtalene gir medlemmene fordeler og tilpassede produkter. Fagforeningsmedlemskap regnes som en særlig kategori (sensitiv) personopplysning i personopplysningsloven, og det gjelder særlige regler for behandling av slike opplysninger. Dersom det er aktuelt innhenter vi samtykke fra deg til å behandle opplysningen om medlemskap i fagforening. Samtykket innhentes ved avtaleinngåelsen og/eller ved fornyelse av forsikringen. Behandlingen av denne opplysningen er nødvendig for å oppnå medlemsfordelene og få tilpassede produkter. Dersom du ikke ønsker at vi skal behandle opplysningen om ditt fagforeningsmedlemskap kan du søke om forsikring på vanlige vilkår.

Dersom du samtykker til at vi kan behandle opplysninger om fagforeningsmedlemskapet blir opplysningen brukt internt i kundeoppfølgingen vår, for eksempel i analyser og når vi tilpasser tilbud. Vi deler aldri opplysninger om ditt fagforeningsmedlemskap med tredjeparter uten samtykket ditt.

Behandlingsgrunnlag

Behandlingen av opplysningen om medlemskap i fagforening er basert på samtykke fra den det gjelder.

Hvilke personopplysninger innhenter vi?

Hvilke personopplysninger vi samler inn avhenger av forholdet ditt til oss. Du kan være forsikringstaker, begunstiget uten å være forsikringstaker, skadelidt, vitne, agent, behandler, utnevnt representant eller annen person knyttet til Gjensidige. Hvilke personopplysninger vi samler inn er også avhengig av hvilke forsikringer du har hos oss. Personopplysninger som vi samler inn kan blant annet være;

Generelle identifikasjon- og kontaktopplysninger som for eksempel: Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, kjønn, familiestatus, fødselsdato, barn, utdanningsbakgrunn, og forhold til forsikringstaker, forsikret eller skadelidt.

Andre identifikasjonsnummer som er utstedt av offentlige myndigheter som: Fødselsnummer, registreringsnummer på kjøretøy, førerkortnummer og passnummer.

Økonomiske opplysninger og kontoopplysninger: Inntektsopplysninger, betalingskortnummer, kontonummer og kontoopplysninger, kreditthistorie, kredittverdighet, eiendeler, eiendommer og andre økonomiske opplysninger.

Helseopplysninger: For å gjennomføre enkelte av våre tjenester må vi innhente og behandle særlige kategorier av personopplysninger, som for eksempel helseopplysninger. Dette kan være informasjon som typisk inkluderes i journaler fra lege, det kan være opplysninger om nåværende eller tidligere fysiske eller psykiske lidelser, helsestatus, opplysninger om skader, nedsatt funksjonsevne, operasjoner, personlige vaner (røyking, alkoholforbruk), reseptopplysninger, sykehistorie, arbeidsdyktighet, sykmeldinger og familiesykehistorie.

Andre særlige kategorier av personopplysninger: Informasjon om fagforeningsmedlemskap.

Opplysninger som er nødvendig for å levere produkter og tjenester som for eksempel: Adresser og identifikasjonsopplysninger for forsikrede eiendeler (eiendommens adresse eller bilens registreringsnummer), opplysninger om tidligere uhell eller skader, skadeårsak, stilling som styremedlem eller partner, eller andre eierskaps- eller ledelsesinteresser i en virksomhet samt opplysninger om andre forsikringer som du har.

Vi omtaler sikkerhet på våre nettsider der du blant annet kan lese om de elektroniske spor vi logger.

I tillegg benytter vi informasjonskapsler (cookies) på våre nettsider. Les mer om hva informasjonskapsler er og hvordan vi bruker dem.

Kilder personopplysningene innhentes fra

Hvilken kilde opplysningene dine stammer fra avhenger også av forholdet ditt til oss. Dersom du er kunde, agent, behandler eller annen leverandør hos oss, innhenter vi som regel opplysningene direkte fra deg. Noen ganger innhenter vi opplysninger fra andre, for eksempel offentlige eller private institusjoner.

Dersom du for eksempel er skadelidt, begunstiget uten å være forsikringstaker eller vitne, kan vi ha mottatt eller innhentet opplysninger fra offentlige eller private institusjoner eller andre i forbindelse med kjøp av forsikring eller skadeoppgjør.

I forbindelse med kjøp av forsikring, endring eller fornyelse av forsikringer, kan vi innhente informasjon fra blant annet:

• Offentlige institusjoner og registre som for eksempel: Folkeregisteret, Ligningsregisteret, Brønnøysundregistrene, Eiendomsregisteret og Det sentrale motorvognregisteret. 
• Andre private institusjoner: banker og kredittforetak, andre forsikringsselskaper, register over forsikringssøkere og forsikrede (ROFF), trafikkforsikringsforeningens felles register (TFF Auto) og andre partnere som formidler forsikringsprodukter direkte til deg som kunde.
• Andre aktuelle kilder kan være arbeidsgiver (hvis du har en kollektiv forsikring) eller en verge.

I forbindelse med skadeoppgjør, kan det være aktuelt å også innhente informasjon fra: 

• Offentlige institusjoner som blant annet politiet, NAV, skattemyndighetene, domstolene og Brønnøysundregistrene.
• Andre private institusjoner som andre forsikringsselskaper, banker og kredittforetak, register over forsikringssøkere og forsikrede (ROFF), forsikringsselskapenes sentrale skaderegister (FOSS), ulike behandlere og spesialister som for eksempel leger, sykehus, kiropraktorer og leverandører som for eksempel verksted og takstmenn.
• Andre aktuelle kilder kan være vitner, motpart i skadesaker og advokater. 

Vi samarbeider også med forsikringsformidlere og samarbeidspartnere, som formidler produktene våre. Om du kjøper en forsikring der vi er forsikringsdistributør gjennom en formidler, innhenter vi personopplysningene dine fra agentene våre. Se oversikt over agentene vi benytter

Vi informerer deg

Du vil bli informert dersom vi innhenter opplysninger om deg, med mindre innsamlingen er lovbestemt, varsling er umulig eller uforholdsmessig vanskelig, eller det er på det rene at du allerede kjenner til de opplysningene varselet skal inneholde.

Gjensidige Forsikring har taushetsplikt om kundeopplysninger. Hvis loven tillater det, kan Gjensidige gjøre opplysningene dine tilgjengelige for andre.

Vi inngår databehandleravtaler med alle virksomheter som behandler personopplysninger på vegne av oss. Våre databehandlere kan ikke behandle personopplysningene dine på annen måte enn det som er avtalt med oss, og beskrevet i denne personvernerklæringen. Vi bruker databehandlere blant annet som leverandører av IKT-tjenester.

Gjensidige behandler personopplysninger hovedsakelig innenfor EU/EØS-området. Det kan bli nødvendig å overføre personopplysninger til et land utenfor EU/EØS-området (tredjelandsoverførsel), for eksempel for å utføre IKT-tjenester. Vi vil da sikre at personvernet blir godt ivaretatt gjennom å inngå avtaler med leverandører basert på kontrakter som garanterer et tilstrekkelig beskyttelsesnivå, for eksempel EU-Kommisjonens standard kontraktsbestemmelser for overførsel til tredjeland.

I særlige situasjoner og kun når det er nødvendig kan opplysninger om deg bli overført til tredjeland uten at det foreligger kontrakter eller sertifiseringer som sikrer tilstrekkelig beskyttelsesnivå og uten ditt samtykke. Blir du for eksempel syk eller skadet mens du befinner deg på reise i et usikret tredjeland, vil Gjensidige kunne overføre opplysninger om deg og forsikringsavtalen til sykehus, leger og annet helsepersonell på stedet slik at du får den medisinske behandlingen du trenger. Overføringen er i disse situasjoner nødvendig for å oppfylle avtalen med deg og nødvendig for å kunne fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav, samt at det kan være nødvendig for å beskytte dine interesser i situasjoner hvor du ikke er fysisk eller juridisk i stand til å samtykke til overføringen.

Gjensidige har en samarbeidsavtale med Tata Consultancy Services (TCS) i India som bistår Gjensidige med digitalisering, automatisering og saksbehandling i enkelte forretningsprosesser. For å kunne utføre nærmere angitte oppgaver har autorisert personell hos TCS tilgang til enkelte systemer med personopplysninger som lagres og prosesseres innenfor EU/EØS-området. Slik tilgang (fjernaksess) anses formelt sett som overføring av personopplysninger til tredjeland. Overføringsgrunnlaget er i så fall EU-kommisjonens standard kontraktsbestemmelser som er tilgjengelig på flere språk på EUR-Lex – Access to European Union law.

Potensiell kunde

Hvis du har mottatt et tilbud om forsikring, men velger å ikke akseptere det, sletter vi personopplysningene dine etter 30 dager, med mindre det pågår en dialog med deg om tilbudet. For andre kunder enn privatkunder sletter vi personopplysningene etter 1 år dersom tilbudet ikke aksepteres.

Kunder

Personopplysningene dine behandles så lenge du har en forsikring hos Gjensidige Forsikring. Etter at en avtale med oss er sagt opp, vil Gjensidige Forsikring på grunn av muligheten for fremtidige erstatningskrav som kan tilbakeføres til avtaleforholdet, lagre opplysningene frem til foreldelsesfristen for de aktuelle produktene er utløpt. Foreldelsesfristene varierer, men har du for eksempel hatt en skadesak med oss som gjelder gjenstander, er foreldelsesfristen ti år. Det vil si at informasjonen i dette tilfellet slettes ti år etter at forsikringen er avsluttet. Ved foreldelsesfristens utløp vil personopplysningene dine automatisk bli slettet fra våre systemer.

I Gjensidige bruker vi automatiserte individuelle avgjørelser. De er viktige for en effektiv drift. I slike avgjørelser kan profilering inngå. Dersom resultatet av automatiske individuelle avgjørelser påvirker deg i betydelig grad, kan du kreve manuell vurdering av avgjørelsen. I de tilfeller der denne retten oppstår vil du få informasjon om dette. 

Kjøp, endring og fornyelse av forsikring

Når du kjøper forsikring kan vi foreta en kredittsjekk. Den er basert på data fra en tredjepart. I forbindelse med eventuelle betalingsanmerkninger kan vi kreve forskuddsbetaling før vi setter forsikringen i kraft. Ved kjøp i vår nettbutikk vil avgjørelsen være automatisert, og det vil i aktuelle tilfeller bli gitt særskilt informasjon om dette og rettigheter i den forbindelse.

Vi beregner også pris på forsikring i forbindelse med tilbud, endringer og årlig fornyelse. Beregning av pris er en automatisert behandling, og profilering inngår som en del av prosessen for å beregne riktig pris i forhold til forsikringsrisikoen. I profileringen kan det inngå personopplysninger som for eksempel alder, adresse, bilnummer, boligtype og antall skader de siste fem årene. Det kan også inngå profilering basert på data fra tredjepart i prisberegningen. Beregning av pris på forsikring og behandling av personopplysninger er nødvendig for å kunne tilby forsikring. I prisberegningen for enkelte personforsikringsprodukter benytter vi også alder, utdannelse og yrke.

Beregning av pris på forsikring og behandling av personopplysninger er nødvendig for å kunne tilby forsikring.

Skademelding og skadebehandling

I forbindelse med skadebehandling forekommer det automatiserte avgjørelser. Avgjørelsene vil være basert på selskapets forsikringsvilkår, hva forsikringen dekker, og informasjonen du gir oss i skademeldingen. Hvis en sak avgjøres basert på en automatisert behandling vil du få informasjon om avgjørelsen og dine rettigheter i den forbindelse.

Personopplysningsloven gir deg en rekke rettigheter når vi behandler personopplysningene dine. Nedenfor beskriver vi rettighetene, når de gjelder, og hvordan du kan benytte deg av rettighetene.

Vi gjør oppmerksom på at bruk av noen av rettighetene kan påvirke vår mulighet for å levere produktet og tjenestene til deg, eller levere det på samme måte. Et eksempel på dette er der samtykke til å behandle visse opplysninger er nødvendig for en avtale, og der vi bruker opplysninger om deg til å tilpasse råd og tilbud til deg.

Innsyn

Du har rett til å be om innsyn i hvilke av personopplysningene dine vi behandler og du har rett til å få en kopi av disse personopplysningene. Du kan få tilgang til informasjon om flere av opplysningene vi har registrert på deg ved å logge inn på på gjensidige.no Der kan du blant annet selv administrere dine kontaktopplysninger, familie, bankkonto, reservasjoner og samtykker m.m. Du kan også se på opplysninger i tidligere og pågående skadesaker.
Dersom det er ytterligere opplysninger du ønsker innsyn i kan du kontakte oss ved å logge inn og be om innsyn.

Logg inn og få innsyn i informasjonen vi har om deg

Korrigering

Dersom du mener at de personopplysninger vi har om deg ikke er riktige eller er ufullstendige, har du rett til å be om at personopplysningen rettes eller oppdateres. 

Sletting

Du kan be om at vi sletter personopplysningene dine dersom:

• du mener at personopplysningene ikke lenger er nødvendige for formålet de var innhentet til
• du ønsker å trekke tilbake et samtykke du har gitt oss, og det ikke finnes noe annet rettslig grunnlag for behandlingen
• behandlingen av personopplysningene ikke utføres i tråd med gjeldende lov

Vi er pliktige til å oppbevare personopplysninger om deg i en gitt periode dersom du har hatt en forsikring hos oss med foreldelsesfrist. I slike tilfeller er det nødvendig å oppbevare opplysninger om deg på grunn av muligheten for fremtidige erstatningskrav som kan tilbakeføres til avtaleforholdet. Retten til sletting av dine personopplysninger gjelder ikke i slike tilfeller.

Begrense behandling av personopplysninger

Du har også rett til å få behandlingen av personopplysningene dine begrenset dersom du mener at:

• informasjonen vi har om deg ikke er riktig
• hvis vi ikke trenger personopplysningene for formålene de var innsamlet for, men du har behov for disse for å fastsette, gjøre gjeldende, eller forsvare et rettskrav
• behandlingen av personopplysningene ikke utføres i tråd med gjeldende lov.

Dersom behandlingsgrunnlaget av personopplysningene dine bygger på vår berettigede interesse kan du motsette deg behandlingen dersom du har spesielle grunner knyttet til din særlige situasjon. Dette gjelder ikke dersom vi kan fremlegge tvingende berettigede grunner for behandlingen.

Innsigelse

Dersom behandlingsgrunnlaget av personopplysningene dine bygger på vår berettigede interesse, kan du motsette deg behandlingen dersom du har spesielle grunner knyttet til din særlige situasjon. Dette gjelder ikke dersom vi kan fremlegge tvingende berettigede grunner for behandlingen.

Motsette deg behandling for markedsføringsformål

Du har en ubetinget rett til å motsette deg behandling av personopplysningene dine knyttet til direkte markedsføring.

Trekke tilbake samtykke

Hvis behandlingen av personopplysningene dine er basert på samtykket ditt, har du til enhver tid rett til å trekke tilbake samtykket. At samtykket trekkes tilbake påvirker ikke lovligheten av hvordan vi brukte personopplysningene dine før det ble trukket tilbake.

Logg inn for å endre samtykkene dine

Portabilitet

Du har rett til å få en kopi av personopplysningene dine som du har gitt til Gjensidige. Kopien kan du få i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinleselig format (dataportabilitet). Retten til dataportabilitet skiller seg fra retten til innsyn ved at du kun har rett til personopplysninger som du selv har gitt til oss og som behandles etter visse lovlige behandlingsgrunnlag, for eksempel for å inngå eller oppfylle en avtale med deg.

Logg inn og få en kopi av personopplysningene dine

Klage

Dersom du har spørsmål til hvordan vi har behandlet personopplysningene dine, kan du kontakte oss. Om du ønsker å klage, kan du kontakte personvernombudet vårt som vil undersøke saken. Du har også mulighet til å klage til Datatilsynet.

Hvis du vil bruke personvernrettighetene dine kan du logge inn på eget område på www.gjensidige.no. Der vil du finne en god del av den informasjonen vi har om deg, og be om ytterligere innsyn. Du kan også rette eller legge til personopplysninger, og be om å få utlevert de personopplysningene om deg selv som du har gitt til oss. Du finner disse valgene under «Mine data» i menyen på det innloggede området ditt.

Endre samtykker

Når du logger inn på nettsidene våre kan du også endre samtykkene dine. Samtykker som ikke kan administreres via innlogget side håndterer vi i de enkelte prosessene hvor du har gitt samtykke. Et eksempel på dette er innhenting av personopplysninger i forbindelse med oppgjør av skadesaken din. Hvis det er andre tilfeller der vi trenger samtykke til å bruke personopplysningene dine vil vi opplyse om det i forbindelse med gjennomføring av prosessen.

Slette personopplysninger

Du kan be om sletting av personopplysningene dine ved å logge inn og skrive til oss.

Dersom du ikke vil skrive til oss, kan du ringe oss på 915 03 100. Se åpningstider her.

Si ifra om brudd på personvernet

Et brudd er behandling av personopplysninger som avviker fra lover, interne regler eller som følge av tekniske feil som kan oppstå. Dersom en utilsiktet eller ulovlig utlevering eller tilgang til personopplysninger har skjedd, eller dersom personopplysninger er på avveie, så har et avvik skjedd. Si gjerne i fra til oss dersom du blir oppmerksom på slike brudd.

Endringer i personvernerklæringen

Vi oppdaterer personvernerklæringen regelmessig for å gi deg korrekt informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger.