Dette er viktig når du skal ansette folk
Feilansettelser er dyre, både for bunnlinjen og menneskene det gjelder. Hvordan bør du legge opp rekrutteringsprosessen for å treffe blink?
– De fleste ledere ansetter forholdsvis sjelden nye medarbeidere og er ikke så drevne på rekruttering. Det er mange som tar for lett på denne oppgaven, sier fagansvarlig Sven Kinden Iversen i HR Norge.
Han mener det er klokt å ta seg tid til grundige forberedelser og å gjennomføre en strukturert prosess. Det kan være mye som har forandret seg siden forrige gang du søkte etter nye medarbeidere i bedriften.
I Norge har vi en sysselsettingsgrad blant de aller høyeste i Europa. 91 prosent av alle mellom 25 og 34 år med bachelorutdanning er i arbeid, ifølge tall fra Statistisk sentralbyrå. For dem med masterutdanning i samme aldersgruppe er andelen hele 95 prosent.
Det betyr at mange arbeidsgivere ikke kan nøye seg med å nå dem som er på jobbjakt. De må forsøke å nå folk som allerede har en jobb – som de kanskje trives i.
Rift om de beste kandidatene
Dette er en helt annen situasjon enn den vi hadde for fire–fem år siden, forteller avdelingsleder Rune Lie i Bjørg Fjell Rekruttering. Han ser tydelig at jo høyere faglig nivå arbeidsgivere er ute etter, jo vanskeligere er det å få tak i kandidater.
– Nå rekrutterer vi folk før de er ferdige med en treårig bachelorgrad. Det har jeg ikke opplevd før i løpet av de 14 årene jeg har jobbet med dette, sier Lie.
Det er altså hard konkurranse blant arbeidsgivere. Derfor er det viktig å jobbe strategisk med omdømmebygging, mener Lie. Det mest etablerte begrepet for dette er «employer branding», og jobben må starte lenge før du har en konkret stilling ledig.
– Vis frem bedriften på en riktig og god måte i relevante kanaler. Det handler om å ha en ordentlig hjemmeside og fortelle fine historier gjennom dyktige medarbeidere. De kan fungere som ambassadører, for eksempel på LinkedIn, foreslår Lie.
Klart for rekruttering
Når du trenger en ny medarbeider, er første steg å lage en god jobbanalyse. Dette er helt sentralt, påpeker både Lie og Iversen. Analysen skal føre frem til kravene som danner grunnlaget for en objektiv vurdering av kandidatene til slutt.
Med utgangspunkt i jobbanalysen kan du lage en god stillingsannonse. Ja, i den rekkefølgen. Det du ikke skal gjøre, er å falle for fristelsen til å gjenbruke den annonsen du hadde sist.
– Det er en dødssynd, spøker Lie.
Ifølge Sven Kinden Iversen er ikke hovedmålet med annonsen nødvendigvis å tiltrekke seg flest mulig kandidater, men å øke sjansen for å finne den ideelle til jobben.
– Husk at for hvert krav du legger til, reduserer du tilfanget av kandidater. Så vær selvkritisk. Hva må kandidaten bringe til torgs nå, og hva kan vedkommende lære seg senere? Forsøk også å få frem hvordan det er å jobbe hos dere. Men vær ærlig, ikke overselg stillingen. Da kan medarbeideren bli skuffet og slutte etter kort tid, sier han.
I gang med prosessen
De fleste bruker intervju som en av utvelgelsesmetodene. Noen bruker også ulike varianter av tester og oppgaver. Skal du be kandidatene om å gå gjennom mange runder, bør du tenke nøye igjennom hvordan du skal vekte og bruke informasjonen du skaffer deg, mener Iversen.
I intervjusituasjonen møter mange ledere en utfordring de kanskje ikke er klar over. Det kalles bias, en ubevisst forutinntatthet som kan føre til at du velger en kandidat som du liker, og som ligner på deg selv – selv om vedkommende ikke nødvendigvis er det klokeste valget.
– Alle mennesker er utsatt for dette, sier Iversen. – Derfor er det viktig å bruke gode, dokumenterte metoder for å finne den medarbeideren som er riktig for jobben, og ikke stole for mye på magefølelsen.
Det kan være smart å gjennomføre det som kalles strukturerte intervjuer, der alle får de samme spørsmålene som er forberedt på forhånd. Det vil gi et bedre sammenligningsgrunnlag.
God informasjon gjennom hele rekrutteringsprosessen
Det kan gå mange uker fra kandidatene søkte til ansettelsen er i boks. I denne perioden er det helt essensielt å ivareta alle på en god måte og å holde dem informert. Her er det veldig mange som synder, påpeker Iversen.
– Noe av det verste du kan gjøre er å la være å gi folk ordentlige tilbakemeldinger. Det eneste du oppnår med det er dårlig omdømme, mener han og understreker at du har å gjøre med kandidater som har brukt tid og energi på å søke jobben. Det er god folkeskikk å informere underveis i prosessen.
– De som er kommet så langt som til intervju, fortjener å få en telefonsamtale, ikke bare en automatisk e-post.
Få den nyansatte med på laget
Etter at referansene er sjekket og tilbudet akseptert, vil mange arbeidsgivere si seg fornøyd med jobben som er gjort. Men nå starter en ny og like viktig fase i rekrutteringen – onboardingen.
– Den nyansatte har mange forventninger til den nye arbeidsgiveren. I oppsigelsestiden kan de utsettes for påvirkning fra venner, kollegaer og nåværende arbeidsgiver. Så mitt klare råd er å starte i det små med å invitere til kaffe, sommerfest eller andre arrangementer for å få vedkommende inn i det sosiale miljøet, sier Rune Lie.
Og når første arbeidsdag kommer, skal alt være på plass – både lederen og alt som trengs av utstyr.
Nyansatte vil opp og stå i jobben
– En god mottakelse er viktig. Sørg gjerne for at den nyansatte får en fadder som kan svare på spørsmål og inkludere vedkommende i det sosiale miljøet. Men husk at de fleste også ønsker å komme raskt i gang med arbeidet og få noen små seire tidlig, påpeker Sven Kinden Iversen.
– De færreste har lyst til å gå for halv maskin i seks måneder mens de læres opp. De vil bevise at de er rett person på rett plass.
Hvis du lykkes med en god onboarding av den nyansatte, er statistikken på din side, ifølge Rune Lie.
– Forskning viser at dette gjør den nyansatte produktiv raskere, og at vedkommende blir i bedriften i mange flere år enn ved en mindre god onboardingprosess, sier han.
Rekrutteringsekspertenes syv beste tips
- Gjør jobben med å bygge din merkevare som arbeidsgiver i god tid før du trenger å dra nytte av det.
- Ikke gjenbruk stillingsannonsen fra forrige gang.
- Vær kritisk til hvilke krav du må ha, og hva du bare ønsker deg.
- Ikke overselg stillingen. Du risikerer at den ansatte slutter etter kort tid.
- Ikke stol på magefølelsen. Det er ikke sikkert at den søkeren du liker best er den du trenger.
- Vær ryddig i kommunikasjonen mot alle kandidater.
- Ta den nyansatte godt imot gjennom en solid onboardingprosess.
Sist oppdatert: