Høysesong for fakturasvindel: Slik beskytter du bedriften
Bedrifter utsettes oftere for fakturabedragerier om sommeren. Alle kan rammes, men små og mellomstore bedrifter er mer utsatt, ifølge ekspert.
Varmere tider betyr redusert bemanning med færre faste ansatte på jobb – og dermed mindre kontroll. Men det er de kriminelle smertelig klar over.
– Også under juletider er fakturabedragere mer aktive enn ellers. I slike perioder er det viktig med gode rutiner og god opplæring av ferievikarer, understreker Jan-Thore Gulbrandsen, fagansvarlig for analysetjenesten i Skan-kontroll.
Små og mellomstore bedrifter er ekstra utsatt
Bedragerier foretatt gjennom utstedelse av falske fakturaer omtales gjerne som fakturabedrageri. Mottakeren lures til å betale for en vare eller tjeneste som ikke er bestilt, forklarer Gulbrandsen. En temarapport fra Økokrim (juli 2021) viser at 43 prosent av virksomheter i løpet av ett år hadde opplevd å få slike fakturaer.
– Fakturaen kan også være fra en kjent leverandør du har avtale med, men hvor kontoen er endret til slik at betalingen går til svindlerne, sier han og viser til varslinglisten.no sin oversikt over aktuelle fremgangsmåter.
Bedrifter i alle størrelser er utsatt for fakturasvindel, men Gulbrandsen tror de små og mellomstore bedriftene utsettes for slike forsøk på enda hyppigere basis. Og det samsvarer med Økokrims funn i den tidligere nevnte temarapporten.
– De kriminelle bruker trolig digitale foretaksregistre for å finne informasjon om de forskjellige bedriftene. Vårt inntrykk er at det sendes ut et stort antall falske fakturaer til en type bransje av gangen.
Aldri betal hvis du er usikker
Selv om det er ferietid er det viktig å ha gode fakturarutiner, og aldri betal for noe du ikke er sikker på at er bestilt, er rådene fra den fagansvarlige.
– Bedrifter kan motta både fiktive fakturaer – hvor det ikke eksisterer noe produkt eller tjeneste – og fakturaer hvor bedriften lures til å godta et dårlig produkt eller en dårlig tjeneste. Før bedrifter mottar slike fakturaer har de ofte blitt kontaktet i forkant per telefon eller mail, sier han og fortsetter:
– Du skal ikke akseptere et tilbud uten å være sikker på hva det omfatter. Be om å få tilbudet skriftlig og les avtalevilkårene grundig. Er selger pågående, så vær skeptisk.
Uenig? Slik bestrider du kravet
Hvis du har innsigelser mot en tilsendt faktura, er det viktig at du så snart som mulig bestrider kravet skriftlig til leverandør – og til den som eventuelt skal innkassere kravet på leverandørens vegne (typisk et inkassofirma eller en advokat). I den skriftlige innsigelsen skal du begrunne det du mener er uriktig. Det er utsteder av fakturaen som skal bevise at en avtale er inngått.
– Unngå å betale en urettmessig faktura for å bli kvitt problemet. Har du allerede betalt fakturaen, så ta kontakt med egen bank og politiet så raskt som mulig. Handler du raskt, kan banken kanskje stoppe overføringen, sier Gulbrandsen.
Han minner om at det er ulovlig å sende ut faktura til bedrifter som ikke har mottatt noe produkt eller inngått en avtale på forhånd.
– Vi oppfordrer alle som oppdager at de har blitt utsatt for fakturabedrageri til å politianmelde forholdet. Selv om ett bedrageritilfelle henlegges, kan registreringen av det på sikt sees i sammenheng med andre anmeldelser. Videre kan det føre til at politiet ser omfanget og velger å ta opp igjen saken på et senere tidspunkt.
Ansatte er den største trusselen
Svindel dekkes ikke av noen forsikringer, opplyser underwriter Tina Tomter i Gjensidige. Er uhellet først ute, må du altså dekke tapet av egen lomme. Unntaket er der noen som jobber for deg, enten ansatte, vikarer eller andre oppdragstakere, gjør noe straffbart overfor bedriften.
– For bedrifter som bruker regnskapsførere oppfordrer vi til å ha innarbeidede rutiner for arbeidsdeling ved betalingsoppdrag, slik at ikke den samme personen både kan registrere og godkjenne betaling. Innføring av totrinnsverifisering ved betalingsoppdrag sikrer at oppdragsgiver får sjekket og godkjent betalingen før den går gjennom, sier Tomter.
Hun viser til en annen metode svindlere tyr til: phishing. Og disse forsøkene har det blitt mer og mer av de siste årene.
– Ansatte er bedriftens største trussel når det gjelder hackerangrep. Nettopp derfor er solid opplæring det viktigste forebyggende tiltaket bedriften kan iverksette. Spesielt under ferietid, med sommervikarer som ikke kjenner til hverken sikkerhetsrutiner eller farene ved phishing, sier underwriteren og legger til:
– Hvis du blir rammet av phishing og har cyberforsikring hos oss, vil IT-ekspertene våre kartlegge hva som har skjedd og hjelpe til med gjenoppbygging av datasystemene. Bedriften får også erstattet eventuelt driftstap og kostnader knyttet til reinstallering og gjenoppretting.