Tre regnskapstabber små bedrifter bør unngå
Selv med moderne systemer eller hjelp fra regnskapsfører, kan det gå galt. Les om de vanligste tabbene, og lær hvordan du unngår dem.
– Det største problemet for mange små bedrifter er manglende kunnskap, sier Paal Stavrum.
Han leder kurs- og kunnskapsportalen Miniforetak.no og er ekspert på regelverk, skatt og økonomi for nettopp denne gruppen virksomheter.
Konsekvensene ved å trå feil kan bli store, advarer han:
– Straffeskatt, forsinkelsesrenter og tvangsmulkt er noen av de mest alvorlige konsekvensene hvis du ikke gjør jobben ordentlig.
Tabbe nr. 1. Du tar for lett på regnskapet
– Mange småbedriftseiere undervurderer hvor komplisert regnskap faktisk er. Men det er mange feller å gå i, sier Stavrum.
Han løfter frem Statteetatens Skatte-ABC som et eksempel. Det er hele 2800 sider med regelverk, unntak og eksempler som oppdateres hvert år. Og Merverdiavgiftshåndboken alene er på mer enn 1100 sider. Det sier litt om hvor komplekst skatteområdet er, mener han.
– Bokføring er faktisk et fag, selv om systemene er blitt enklere og mye nå er automatisert, sier Stavrum.
Tabbe nr. 2: Du mangler rutiner og dokumentasjon
– Hvis det er mulig, sørg for å bokføre bilag som hører til regnskapet med én gang, råder Stavrum.
Med mange programmer kan du nå skanne bilag direkte og føre dem i regnskapet fra en app på mobilen. Har du ikke det, så samle i alle fall alle bilagene på ett sted så du har oversikt.
Og bilagene du fører skal ikke kunne anses som private kostnader. Du må være helt sikker på at du kan knytte bilagene til å skaffe eller vedlikeholde inntekt for bedriften, og du må ha tilstrekkelig dokumentasjon på det.
Beskrivelser som "diverse tjenester" på utgående fakturaer, holder ikke. Likevel er det en feil som går igjen blant de minste foretakene. En annen gjenganger er at bokføringen utsettes, eller at bilag forsvinner. Da kan du få problemer hvis det blir kontroll. Skatteetaten kan nemlig underkjenne kostnader dersom dokumentasjonen er mangelfull eller feil, advarer han.
3. For sen eller manglende rapportering
Følg opp regnskapet ukentlig med bilagsføring, fakturering og avstemming. Sørg for at du overholder alle pliktige rapporteringer som merverdiavgift, lønnsrapportering og A-melding, råder Stavrum.
– Hvis regnskapet ditt ikke er for komplisert, og du har interesse av det, kan du gjerne føre regnskapet selv. Men har du null interesse, så kjøp tjenestene av en regnskapsfører som kan ditt område, råder han.
Velger du å bruke regnskapsfører, bør du likevel følge opp og sørge for å få tilsendt nødvendige rapporter. For selv om du har reklamasjonsrett overfor regnskapsføreren hvis jobben ikke gjøres som avtalt, så er det til syvende og sist du som har ansvaret for regnskapet i ditt eget foretak, understreker Stavrum.
Bedre rustet med forsikring
Har du de rette forsikringene på plass, sender det et tydelig signal om at dette er en virksomhet som tar ansvar, både overfor ansatte, kunder og samarbeidspartnere, sier rådgiverne Terje Morka og Jørgen Linkas i Gjensidige.
For selv om du forsøker å gjøre alt riktig, finnes det alltid en risiko for at noe uventet skjer. Da vil gode forsikringer bidra til å skape trygghet.
– Det handler om å ha et sikkerhetsnett som fanger opp konsekvensene når noe går galt, enten det er feil i leveranser, skader på tjenester eller andre uforutsette hendelser. Uten ansvarsforsikring kan slike situasjoner raskt utvikle seg til kostbare krav som truer hele virksomheten, sier Morka og Linkas.
En god ansvarsforsikring kan bli helt uvurderlig for små bedrifter. Den dekker ikke bare erstatningskrav, men også juridisk bistand og saksbehandling, som kan være svært kostbart å håndtere selv. Mange kunder stiller dessuten krav om at leverandører har slike forsikringer på plass. Det gjør dekningen til et konkurransefortrinn, forklarer rådgiverne fra Gjensidige.
Husk også at behovene endrer seg over tid. Hvis bedriften vokser, endrer tjenester eller tar på seg nye oppdrag, bør forsikringsavtalene gjennomgås jevnlig.