Dette må du vite om kjørebok
Har du ansatte som bruker yrkesbilen sin privat? Da vil en kjørebok sørge for at skatten blir beregnet riktig. Her er reglene som gjelder.
– Kjøreboken dokumenterer hvor mye en ansatt kjører i jobben – og hvor mye hun eller han bruker bilen privat. Skatteetaten bruker informasjonen til å beregne hvor mye skatt vedkommende skal betale for fordelen av å bruke yrkesbilen privat, sier seniorrådgiver Jan Arild Steen i Regnskap Norge.
Kjørebok er aktuelt blant annet når en ansatt disponerer en varebil klasse 2, som for eksempel er en typisk håndverkerbil med grønne skilt.
– Dette er noe annet enn det vi vanligvis tenker på som firmabil – som er en personbil med hvite skilter som inngår i folks lønnspakke. Her skal det ikke føres kjørebok fordi ordningen blir skattlagt etter sjablong. Det betyr at den ansattes fordel av firmabil regnes som inntekt, og at skatten blir beregnet på grunnlag av en prosentandel av bilens listepris, sier Steen.
Kjørebok vil ofte være gunstig for ansatte
Det er ikke plikt til å føre kjørebok for varebil klasse 2. Arbeidsgiver kan bli enig med de ansatte om at yrkesbilen skal innberettes etter sjablong – på samme måte som firmabilen nevnt over.
– Men for de ansatte som har behov for yrkesbil, kan kjørebok være en gunstig løsning. Det kan være stor forskjell på skatt som er beregnet etter henholdsvis sjablong og kjørebok, sier Steen.
Har gir disse eksemplene:
A: Beregning av skatt basert på kjørebok som dokumenterer faktisk bruk:
Ifølge kjøreboken er det kjørt 10 000 kilometer som ikke er yrkeskjøring.
Regnestykket blir 10 000 km x kilometersats på kr 3,40 = kr 34 000, som blir lagt til inntekten og beregnet skatt av.
B: Beregning av skatt basert på sjablong:
Yrkesbilen har en listepris på kr 350 000. Det skal trekkes fra et bunnfradrag på 50 prosent av listeprisen, men maks kr 150 000. Listeprisen blir altså 200 000 kroner.
Regnestykket blir kr 200 000 x 30 % = kr 60 000, som blir lagt til inntekten og beregnet skatt av.
– Ut fra disse eksemplene er det åpenbart at det lønner seg med kjørebok. Men det kan endre seg med andre forutsetninger. Grovt sett kan vi si at kjørebok vil være gunstig for ansatte som kjører lite privat og/eller når yrkesbilen har høy verdi, sier Steen.
Krav om elektronisk kjørebok
Når bedriften velger å dokumentere kjøring med kjørebok, skal denne være elektronisk. Det vil si at all kjøring blir registrert av en fastmontert GPS-enhet i bilen. Det er arbeidsgiver som har ansvar for å kjøpe, installere og behandle opplysningene i kjøreboken, som ifølge Skatteetaten skal:
- registrere faktisk distanse, dato og klokkeslett. Disse opplysningene skal ikke kunne endres eller slettes.
- dokumentere adresser for turens start og stopp. I et eget formålsfelt skal den ansatte registrere yrkesreisens formål og involverte firma/byggeplasser/kontorsteder – eller om turen er privat.
- inneholde informasjon om eventuelle avvik i kjøreboken, som for eksempel driftsstans.
I tillegg må kilometerstanden registreres minst én gang i måneden.
Hva teller som privat kjøring?
Formelen for den skattepliktige private kjøringen er svært enkel:
Samlet antall kilometer
– yrkeskjøring
= privatkjøring
– Privat kjøring er all bruk av yrkesbil utenfor arbeidstid – inkludert kjøring til og fra jobben. Men merk at det er yrkeskjøring hvis den ansatte ikke er innom det faste oppmøtestedet, men kjører direkte fra hjemmet til for eksempel en byggeplass, forklarer Steen.
Videre kan arbeidsgiveren «gi» den ansatte skattefri privat bruk av yrkesbil i opptil ti dager i året eller inntil 1 000 kilometer.
– Den ansatte kan disponere kvoten fritt, men det er viktig å være klar over at en helgetur på hytta fra fredag til søndag teller som tre dager selv om bilen står parkert hele lørdagen. Ellers er det grensen som nås først som teller – enten ti dager eller 1 000 kilometer. Denne skattefrie kvoten skal også loggføres i kjøreboken, sier seniorrådgiveren.
Sist oppdatert: