Hvor lett er det å gjøre underslag i klubben din?
Når behovet for frivillig arbeidskraft er stort, blir det lett å takke ja til alle som ønsker å bidra. Det kan imidlertid få store konsekvenser for klubben om noen med uærlige hensikter får jobben.
De aller fleste som bidrar i landets mange lokale idrettslag, klubber og foreninger, fortjener en stor takk for sin utrettelige innsats. Samtidig er underslag dessverre et kjent fenomen i lag- og klubbvirksomhet.
Ofte starter det med at muligheten er der, og fristelsen blir for stor. Kanskje er det mangelfulle rutiner for hvordan lagets penger skal håndteres.
I tillegg til å kunne gi store økonomiske konsekvenser for klubben, kan underslag være krevende å oppdage og følge opp.
Her er fem tips fra ekspertene våre for hvordan dere kan unngå underslag i klubben.
Etabler klare rutiner for håndtering av penger
Lag regler for hvordan innkjøp og pengetransaksjoner skal foregå, og gjør alle som påtar seg tillitsverv i klubben kjent med disse. Det kan typisk være å
- innføre en begrensning for hvor store summer som kan betales med klubbens kort
- stille krav til at alle transaksjoner signeres av to personer
- kreve at det alltid innhentes pris fra to eller tre tilbydere ved innkjøp.
Følg opp avtalte rutiner jevnlig
Ledelsen/styret bør følge med på økonomien løpende. Virker noe underlig, bør dere stille spørsmål til den det gjelder.
Oppdager dere et avvik, må det følges opp med en gang. Jo raskere dere oppdager og tar tak i avviket, jo enklere blir den videre prosessen.
Ta en bakgrunnssjekk av tillitsvalgte
Det er lett å si ja der og da når noen melder seg frivillig til kassererjobben.
Selv om det kan virke tidkrevende, bør dere ha en rutine for å sjekke bakgrunnen til tillitsvalgte som skal håndtere penger og verdier. Hent inn referanse fra tilsvarende oppdrag, eller fra noen som med troverdighet kan gå god for personens egnethet.
Anmeld saken til politiet
Mistenker dere underslag, må dere varsle politiet og forsikringsselskapet.
Hvis dere inngår egne avtaler eller på andre måter forsøker å ordne opp i saken på egenhånd, kan dette påvirke erstatningen fra forsikringsselskapet.
Ha forsikringene i orden
NIF-klubber må ha underslagsforsikring
Norges idrettsforbunds regelverk pålegger medlemsklubbene sine å ha underslagsforsikring, også kalt kriminalitetsforsikring.
Med en underslagsforsikring får klubben erstatning for økonomisk tap etter underslaget, og hjelp til å følge opp saken på en ryddig måte.
For klubben kan det være godt å ha en profesjonell tredjepart i ryggen som ikke er for tett på eller har relasjoner til de involverte.