Mal for HMS-håndbok
Helse, miljø og sikkerhet (HMS) i bedriften:
En håndbok som samler alt på ett sted, gjør det enklere for de ansatte å gjøre sin del.
Velkommen til å bruke malen vår.
1) En god start: kartet
Start gjerne håndboka med organisasjonskartet, og tegn inn samspillet i HMS-arbeidet.
Hvordan er HMS-oppgavene fordelt, og hvem har ansvar for hva?
- styret
- ledelsen
- mellomledere
- medarbeidere
- verneombud
- HMS-personell
- HMS-utvalg (arbeidsmiljøutvalg)
2) HMS-målene
Hva er det vi skal skape og få til?
HMS-arbeidet har både et langt og et kort perspektiv.
På lang sikt
La de langsiktige HMS-målene gjenspeile målene for selve virksomheten deres: hvorfor dere finnes, og hva dere skal skape.
Da blir det tydeligere hvordan arbeidet med helse, miljø og sikkerhet hjelper dere med å lykkes som bedrift.
På kort sikt
Sett konkrete delmål med et tidsperspektiv på ett til to år. Eksempler: luftforurensning, sykefravær, ulykker, støynivå og bruk av verneutstyr.
3) Krav fra andre
Interne krav : et konkurransefortrinn
Det er ikke noe i veien for at dere stiller strengere krav til HMS enn myndighetenes minimumskrav.
Høye interne krav kan gjøre dere attraktive både for kunder og nye medarbeidere.
Lag en oversikt over kravene som stilles til dere fra andre:
Myndighetene
Arbeidstilsynet, Miljødirektoratet og Direktorat for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) setter minimumskrav til HMS gjennom lover og forskrifter.
Forsikringsselskapet
Det er noen sikkerhetskrav dere må etterleve for at forsikringene skal være gyldige.
Å gjennomføre gode tiltak kan også påvirke prisen på forsikringene.
Kundene
Stadig flere kunder stiller HMS-krav til leverandørene både når det gjelder varer og tjenester. Undersøk hvilke krav kunden stiller, og inkluder kravene i HMS-arbeidet deres.
4) HMS-rutiner
Feil og uønskede hendelser
Beskriv i håndboka:
- Hvordan rapporterer vi feil?
- Hvordan retter vi dem opp?
- Hvordan forebygger vi feil?
- Hvordan håndterer vi forslag til tiltak?
Gjør det enkelt:
- Hvem har ansvaret for aktivitetene?
- Når skal de gjennomføres?
De viktigste rutinene:
- risikovurdering og farlig arbeid
- sykefraværsoppfølging
- beredskap
5) Erfaring og læring
Deling på tvers
Beskriv hvordan dere lærer av hverandre på tvers av organisasjonen.
Ta også med
- læring som skjer i prosjekter
- hvordan dere lærer av feil
Hvilken kunnskap om HMS skal ledere, medarbeidere, nyansatte og verneombud ha?
Eksempler:
- rutiner
- bruk av maskiner
- verneutstyr
- kjemikaliebruk
- øvelser
6) Den årlige gjennomgangen
En gang i året vurderer lederne og verneombudene:
- Når vi målene?
- Oppfyller vi kravene?
- Går HMS-arbeidet som planlagt?
- Trenger håndboken og rutinene oppdatering?
Resultatet rapporteres til styret, ledergruppa og medarbeiderne.