Informasjon om behandling av person­opplysninger i Gjensidige Pensjons­forsikring

Personopplysninger er opplysninger som kan knyttes direkte til deg som person, for eksempel fødselsnummer, adresse, telefonnummer og lignende. Slike opplysninger er nødvendige for at vi skal kunne betjene deg som kunde. Vi behandler personopplysninger i forbindelse med at vi tilbyr forsikringstjenester.

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes. Behandlingsansvarlig er ansvarlig for at tiltak for å oppfylle personvernregler – inklusive krav til internkontroll og informasjonssikkerhet – er etablert.

Den juridiske enheten som er ansvarlig for behandlingen av personopplysningene dine er Gjensidige Pensjonsforsikring AS, Postboks 101 Sentrum 0102 Oslo, organisasjonsnummer 988 343 773.

Gjensidige Pensjonsforsikring har et personvernombud som har i oppgave å påse at virksomheten behandler personopplysninger etter gjeldende lover og regler.

Personvernombudet er også en ressursperson for deg som kunde. Hvis du har spørsmål om hvordan vi bruker personopplysningene dine, eller har innspill til oss, kan du kontakte personvernombudet på personvernombudet@gjensidige.no, eller sende brev til: Gjensidige Pensjonsforsikring AS, v/ Personvernombudet, Postboks 101 Sentrum, 0102 Oslo.

Kommunikasjonskanaler

Vi benytter blant annet e-post som kommunikasjonskanal mot våre kunder. Hvis vi skal sende særlige kategorier (sensitive) personopplysninger eller fødselsnummer (11 sifre) på e-post, krypterer vi informasjonen for å sikre at uvedkommende ikke får tilgang til den. Vi kan ikke garantere at meldinger som sendes til oss med e-post ikke blir kjent for andre. Vi anbefaler derfor at du aldri sender særlige kategorier (sensitive) opplysninger på e-post. Verken til oss eller til andre.

Vi tar personopplysningene dine på alvor og du skal føle deg trygg på at vi beskytter dem. Les om hvordan vi behandler opplysningene:

Gjensidige behandler noen særlige kategorier av personopplysninger. De vanligste kategoriene er helseopplysninger og opplysninger om fagforeningsmedlemskap.

Helseopplysninger

Gjensidige Pensjonsforsikring behandler helseopplysninger blant annet når det er nødvendig for å gi en livs- eller pensjonsforsikring, og i forbindelse med inntruffet forsikringstilfelle. Helseopplysninger regnes som en særlig kategori (sensitiv) personopplysning i personopplysningsloven, og det gjelder særlige regler for behandling av slike opplysninger. Dersom det er nødvendig å gi helseopplysninger for å inngå en avtale innhenter vi samtykke fra deg ved avtaleinngåelsen. Dersom du ikke gir samtykke kan ikke livs- eller pensjonsforsikringsavtalen inngås, eller ytelse utbetales ved inntruffet forsikringstilfelle.

Behandling av helseopplysninger kan også inngå der det er nødvendig i tariffutvikling, i analyser knyttet til solvens- og soliditetskrav og annet. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle rettslige forpliktelser Gjensidige har, og som er fastsatt for å ivareta viktige allmenne interesser.

Behandlingsgrunnlag

Dersom behandling av særlige kategorier (sensitive) personopplysninger er nødvendig for å inngå avtalen vil vi be om samtykke til dette.

Gjensidige Pensjonsforsikring er som forsikringsforetak pålagt blant annet å overvåke verdien av eiendeler, avsetninger og risiko, samt beregne kapitalkrav. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle rettslige forpliktelser som påhviler foretaket, og som er fastsatt for å ivareta viktige allmenne interesser.

Vi behandler også særlige kategorier (sensitive) personopplysninger når det er nødvendig for å behandle oppgjørssaken. Grunnlaget for slik behandling er at det er nødvendig for å fastsette et rettskrav.

Opplysninger om fagforeningsmedlemskap

Gjensidige har samarbeidsavtaler med ulike lag, foreninger og organisasjoner og disse avtalene gir medlemmene fordeler og tilpassede produkter. Fagforeningsmedlemskap regnes som en særlig kategori (sensitiv) personopplysning i personopplysningsloven, og det gjelder særlige regler for behandling av slike opplysninger. Dersom det er aktuelt innhenter vi samtykke fra deg til å behandle opplysningen om medlemskap i fagforening. Samtykket innhentes ved avtaleinngåelsen og/eller ved fornyelse av forsikringen. Behandlingen av denne opplysningen er nødvendig for å oppnå medlemsfordelene og få tilpassede produkter. Dersom du ikke ønsker at vi skal behandle opplysningen om ditt fagforeningsmedlemskap kan du søke om avtale på vanlige vilkår.

Dersom du samtykker til at vi kan behandle opplysninger om fagforeningsmedlemskapet blir opplysningen brukt internt i kundeoppfølgingen vår, for eksempel i analyser og når vi tilpasser tilbud. Vi deler aldri opplysninger om ditt fagforeningsmedlemskap med tredjeparter uten samtykket ditt.

Behandlingsgrunnlag

Behandlingen av opplysningen om medlemskap i fagforening er basert på samtykke fra den det gjelder.

Hvilke personopplysninger innhenter vi?

Hvilke personopplysninger vi samler inn avhenger av forholdet ditt til oss. Du kan være forsikringstaker, forsikret, begunstiget, agent, behandler, utnevnt representant eller annen person knyttet til Gjensidige. Hvilke personopplysninger vi samler inn er også avhengig av hvilke forsikringer du har hos oss. Personopplysninger som vi samler inn kan blant annet være;

Generelle identifikasjon- og kontaktopplysninger som for eksempel: Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, kjønn, familiestatus, fødselsdato, barn, utdanningsbakgrunn, og forhold til forsikringstaker eller forsikret.

Andre identifikasjonsnummer som er utstedt av offentlige myndigheter som: Fødselsnummer, førerkortnummer og passnummer.

Økonomiske opplysninger og kontoopplysninger: Inntektsopplysninger, betalingskortnummer, kontonummer, kontoopplysninger og andre økonomiske opplysninger.

Helseopplysninger: For å gjennomføre enkelte av våre tjenester må vi innhente og behandle særlige kategorier av personopplysninger, som for eksempel helseopplysninger. Dette kan være informasjon som typisk inkluderes i journaler fra lege, det kan være opplysninger om nåværende eller tidligere fysiske eller psykiske lidelser, helsestatus, opplysninger om skader, nedsatt funksjonsevne, operasjoner, personlige vaner (røyking, alkoholforbruk), reseptopplysninger, sykehistorie, arbeidsdyktighet, sykmeldinger og familiesykehistorie.

Andre særlige kategorier av personopplysninger: Informasjon om fagforeningsmedlemskap.

Vi omtaler sikkerhet på våre nettsider der du blant annet kan lese om de elektroniske spor vi logger. 

I tillegg benytter vi informasjonskapsler (cookies) på våre nettsider. Les mer om hva informasjonskapsler er og hvordan vi bruker dem.

Kilder personopplysningene innhentes fra

Hvilken kilde opplysningene dine stammer fra avhenger også av forholdet ditt til oss. Dersom du er kunde, agent, behandler eller annen leverandør hos oss, innhenter vi som regel opplysningene direkte fra deg. Noen ganger innhenter vi opplysninger fra andre, for eksempel offentlige eller private institusjoner.

Dersom du for eksempel er forsikret eller begunstiget, kan vi ha mottatt eller innhentet opplysninger fra offentlige eller private institusjoner eller andre i forbindelse med kjøp av forsikring eller oppgjør.

I forbindelse med kjøp av forsikring, endring – herunder flytting av egen pensjonskonto eller fornyelse av forsikringer, kan vi innhente informasjon fra blant annet:

• Offentlige institusjoner og registre som for eksempel: Folkeregisteret, Ligningsregisteret, NAV, SSB og Brønnøysundregistrene.
• Andre private institusjoner: banker og kredittforetak, andre forsikringsselskaper, pensjonskontoregisteret (PKR), register over forsikringssøkere og forsikrede (ROFF), og andre partnere som formidler forsikringsprodukter direkte til deg som kunde.
• Andre aktuelle kilder kan være arbeidsgiver (hvis du har en kollektiv forsikring) eller en verge.

I forbindelse med oppgjør, kan det være aktuelt å også innhente informasjon fra:

• Offentlige institusjoner som blant annet politiet, NAV, skattemyndighetene, domstolene og Brønnøysundregistrene.
• Andre private institusjoner som andre forsikringsselskaper, banker, register over forsikringssøkere og forsikrede (ROFF), ulike behandlere og spesialister som for eksempel leger, sykehus og kiropraktorer.
• Andre aktuelle kilder kan være advokater.

Vi samarbeider også med forsikringsformidlere og samarbeidspartnere som formidler produktene våre. Om du kjøper en forsikring der vi er forsikringsdistributør gjennom en formidler, innhenter vi personopplysningene dine fra agentene våre. Se oversikt over agenter i Finanstilsynets Forsikringsagentregister.

Vi informerer deg

Du blir informert hvis vi innhenter opplysninger om deg, med mindre innsamlingen er lovbestemt, varsling er umulig eller uforholdsmessig vanskelig, eller det er på det rene at du allerede kjenner til de opplysningene varselet skal inneholde.

Gjensidige Pensjonsforsikring har taushetsplikt om kundeopplysninger. Hvis loven tillater det, kan Gjensidige gjøre opplysningene dine tilgjengelige for andre.

Vi inngår databehandleravtaler med alle virksomheter som behandler personopplysninger på vegne av oss. Våre databehandlere kan ikke behandle personopplysningene dine på annen måte enn det som er avtalt med oss, og beskrevet i denne personvernerklæringen. Vi bruker databehandlere blant annet som leverandører av IKT-tjenester.

Potensiell kunde

Hvis du har mottatt et tilbud om forsikring, men velger å ikke akseptere det, lagrer vi personopplysningene dine i en måned etter utløpet av tilbudets akseptfrist.

Kunder

Personopplysningene dine behandles så lenge du har en forsikring hos Gjensidige Pensjonsforsikring. Etter at en avtale med oss er sagt opp, vil Gjensidige Pensjonsforsikring på grunn av muligheten for fremtidige krav som kan tilbakeføres til avtaleforholdet, lagre opplysningene frem til ytre ramme av foreldelsesfristen for de aktuelle produktene er utløpt som for livs og pensjonsforsikringer i de fleste tilfeller er 20 år. Ved foreldelsesfristens utløp blir personopplysningene dine automatisk slettet fra våre systemer.

I Gjensidige bruker vi automatiserte individuelle avgjørelser. De er viktige for en effektiv drift. I slike avgjørelser kan profilering inngå. Dersom resultatet av automatiske individuelle avgjørelser påvirker deg i betydelig grad, kan du kreve manuell vurdering av avgjørelsen. I de tilfeller der denne retten oppstår vil du få informasjon om dette.

Kjøp av pensjonsforsikring på nett

Kjøp av pensjonsforsikring på nett er en automatisert prosess. På bakgrunn av de automatiserte avgjørelsene i prosessen vil du enten få tilbud om forsikring, bli stoppet i kjøpsprosessen eller du kan be om manuell behandling. Avgjørelsene er basert på reglene for kjøp av forsikring. Informasjon vi ber om i prosessen er nødvendig for å kunne tilby forsikring.

Personopplysningsloven gir deg en rekke rettigheter når vi behandler personopplysningene dine. Nedenfor beskriver vi rettighetene, når de gjelder, og hvordan du kan benytte deg av rettighetene. 

Vi gjør oppmerksom på at bruk av noen av rettighetene kan påvirke vår mulighet for å levere produktet og tjenestene til deg, eller levere det på samme måte. Et eksempel på dette er der samtykke til å behandle visse opplysninger er nødvendig for en avtale, og der vi bruker opplysninger om deg til å tilpasse råd og tilbud til deg.

Innsyn

Du har rett til å be om innsyn i hvilke av personopplysningene dine vi behandler og du har rett til å få en kopi av disse personopplysningene.

Logg inn og få innsyn i informasjonen vi har om deg

Korrigering

Hvis du mener at personopplysningene vi har om deg ikke er riktige eller er ufullstendige, har du rett til å be om at de rettes eller oppdateres.

Sletting

Du kan be om at vi sletter personopplysningene dine dersom

• personopplysningene ikke lenger er nødvendige for formålet de var innhentet til
• du ønsker å trekke tilbake et samtykke du har gitt oss, og det ikke lenger finnes noe annet rettslig grunnlag for behandlingen
• behandlingen av personopplysningene ikke utføres i tråd med gjeldende lov

Vi er pliktige til å oppbevare personopplysninger om deg i en gitt periode dersom du har hatt en forsikring hos oss med foreldelsesfrist. I slike tilfeller er det nødvendig å oppbevare opplysninger om deg på grunn av muligheten for fremtidige erstatningskrav som kan tilbakeføres til avtaleforholdet. Retten til sletting av dine personopplysninger gjelder ikke i slike tilfeller.

Kontakt oss for å be oss om å slette personopplysningene dine.

Begrense behandling av personopplysninger

Du har også rett til å få behandlingen av personopplysningene dine begrenset dersom du mener at:

• informasjonen vi har om deg ikke er riktig
• hvis vi ikke trenger personopplysningene for formålene de var innsamlet for, men du har behov for disse for å fastsette, gjøre gjeldende, eller forsvare et rettskrav
• behandlingen av personopplysningene ikke utføres i tråd med gjeldende lov

Innsigelse

Hvis behandlingsgrunnlaget av personopplysningene dine bygger på vår berettigede interesse, kan du motsette deg behandlingen dersom du har spesielle grunner knyttet til din særlige situasjon. Dette gjelder ikke om vi kan fremlegge tvingende berettigede grunner for behandlingen.

Motsette deg behandling for markedsføringsformål

Du har en ubetinget rett til å motsette deg behandling av personopplysningene dine knyttet til direkte markedsføring.

Trekke tilbake samtykke

Hvis behandlingen av personopplysningene dine er basert på samtykket ditt, har du til enhver tid rett til å trekke tilbake samtykket. At samtykket trekkes tilbake påvirker ikke lovligheten av hvordan vi brukte personopplysningene dine før det ble trukket tilbake.

Logg inn for å endre samtykkene dine

Portabilitet

Du har rett til å få en kopi av personopplysningene dine som du har gitt til Gjensidige. Kopien kan du få i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinleselig format (dataportabilitet). Retten til dataportabilitet skiller seg fra retten til innsyn ved at du kun har rett til personopplysninger som du selv har gitt til oss og som behandles etter visse lovlige behandlingsgrunnlag, for eksempel for å inngå eller oppfylle en avtale med deg.

Logg inn og få en kopi av personopplysningene dine

Klage

Dersom du har spørsmål til hvordan vi har behandlet personopplysningene dine, kan du kontakte oss. Om du ønsker å klage, kan du kontakte vårt personvernombud som vil undersøke saken. Du har også mulighet til å klage til Datatilsynet.

Hvis du vil bruke personvernrettighetene dine kan du logge inn på eget område på www.gjensidige.no. Der finner du en god del av den informasjonen vi har om deg, og kan be om ytterligere innsyn. Du kan også rette eller legge til personopplysninger, og be om å få utlevert de personopplysningene om deg selv som du har gitt til oss. Du finner disse valgene under «Innstillingene dine» i menyen når du logger inn.

Når du logger inn på nettsidene våre kan du også endre samtykkene dine. Samtykker som ikke kan administreres via innlogget område håndterer vi i de enkelte prosessene hvor du har gitt samtykke. Hvis det er andre tilfeller der vi trenger samtykke til å bruke personopplysningene dine, opplyser vi om det i forbindelse med gjennomføring av prosessen.

Ønsker du at vi sletter personopplysningene dine, kan du ta kontakt med oss.

Si ifra om brudd på personvernet

Et brudd er behandling av personopplysninger som avviker fra lover, interne regler eller som følge av tekniske feil som kan oppstå. Dersom en utilsiktet eller ulovlig utlevering eller tilgang til personopplysninger har skjedd, eller dersom personopplysninger er på avveie, så har et avvik skjedd. Si gjerne i fra til oss hvis du blir oppmerksom på slike brudd.

Endringer i personvernerklæringen

Vi oppdaterer personvernerklæringen regelmessig for å gi deg korrekt informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger.

Sist oppdatert 01.03.2023.