Råd og tips til deg som er styreleder eller styremedlem

Så flott at du engasjerer deg i bomiljøet ditt! Å være styreleder eller styremedlem fører med seg en del ansvar, men først og fremst er det en gyllen mulighet til å gjøre borettslaget eller sameiet til et enda bedre sted å bo. 

På denne siden har vi samlet informasjon om lover og regler du bør kjenne til, og praktiske råd om tiltak styret må, eller bør, gjøre for å sikre et trygt og godt bomiljø.  

Default

Er du ny styreleder?

Noen tips og råd fra oss

Først og fremst: gratulerer med vervet! At naboene har valgt deg til å lede fellesskapet er en stor tillitserklæring. Her har vi samlet et knippe råd for å gi deg en god start i rollen.

Er du usikker på om borettslaget eller sameiet er registret med rett kontaktpersoner hos oss? Lurer du på hva forsikringen deres dekker? Ved å logge inn kan du selv administrere tilganger, få oversikt over forsikringsordningen deres, oppdatere deg på skadehistorikk, med mer.

Lurer du på hva du skal gjøre dersom uhellet er ute? Les mer om hvordan du som styreleder, styremedlem eller beboer, kan melde skade til oss.

Er borettslaget eller sameiet fritatt fra kravet om organisasjonsnummer? Skal dere opprette bankkonto eller kjøpe forsikring, må dere likevel ha det i orden. Les mer om hvorfor, og hvordan dere ordner det.

Mange som takker ja til styreverv, er ikke klare over at de kan bli stilt personlig ansvarlig for rettslige erstatningskrav. Det kan koste styremedlemmene millioner, og i verste fall føre til personlig konkurs. Les mer om hvordan det kan skje, og hva du kan gjøre for å sikre at styret ditt ikke havner i en slik situasjon.

Styrets oppgaver og ansvar

Styret i et borettslag eller sameie har ansvar for mye. Dere skal sørge for naboenes trivsel og sikkerhet, håndtere boligselskapets økonomi, avholde styremøter og generalforsamlinger, i tillegg til å sørge for vedlikehold av bygninger og fellesområder.

  • Styret skal ha minst tre medlemmer – hvis ikke vedtektene sier noe annet. I sameier med åtte eller færre seksjoner, kan det vedtas at alle seksjonseiere skal være medlem av styret. Dette krever at alle uttrykkelig sier seg enige i det.

    Det er ingen regler for hvor ofte et styre skal møtes. Styreleder innkaller til styremøter så ofte det er nødvendig, eller etter krav fra andre styremedlemmer. Vi vil uansett anbefale dere å ha minst to møter i året, hvor dere

    • reviderer/lager en plan for når ulike aktiviteter skal gjennomføres
    • fordeler oppgavene i styret.

    Husk å kommunisere godt med naboene!

    God dialog kan løse mange problemer - før de oppstår. Lag gjerne egen nett- og/eller Facebook-side, og bruk SMS, e-post og oppslagstavlen aktivt. 

  • Vi mener du har et bedre grunnlag for å gjøre en god jobb når du kjenner de juridiske rammevilkårene for borettslaget eller sameiet ditt.

    • Er du styremedlem i et borettslag, bør du sette deg inn i vedtektene og Lov om Burettslag (burettslagslova)
    • Er du styremedlem i et sameie, bør du sette deg inn i Lov om eierseksjoner (eierseksjonsloven).

    I tillegg vil driften være regulert gjennom «bustadsoppføringslova», «avtaleloven», «regnskapsloven», «brann- og eksplosjonsvernloven», «internkontrollforskriften», med flere.

    Lover og forskrifter er lett tilgengelige på https://lovdata.no/

Sikkerhet og vedlikehold

Det aller viktigste er at naboene dine føler seg trygge i hjemmet sitt. Derfor er det viktig at dere i styret har gode rutiner på plass for sikkerhetstiltak og godt vedlikehold av bygningen, fellesarealer og de enkelte boenhetene.

  • Styret bør avdekke alle forhold som kan utgjøre en risiko for skader og ulykker i bygningens fellesarealer, på uteområdene og i de enkelte boenhetene.  

    En risikoanalyse trenger ikke være komplisert. Du kan sette opp et enkelt skjema selv, ved hjelp av disse spørsmålene:

    • Hva kan utgjøre en risiko hos oss?
    • Hva kan vi gjøre for å hindre at skader og ulykker skjer?
    • Hva kan vi gjøre for å begrense konsekvensene av skader og ulykker?
    • Hvilke risikoer må vi prioritere i det skadeforebyggende arbeidet?

    Vi anbefaler dere å gjennomgå risikoanalysen minst en gang i året, og korrigere for forhold dere mener har endret seg.

  • For å sørge for at sikkerheten skal være så god som mulig må styret gjennomføre internkontroll. I internkontrollen går styret systematisk gjennom eiendommen på jakt etter forhold som kan true verdier, trivsel og helse.

    Gjennom internkontrollen skal det sikres at borettslaget eller sameiet organiserer, utfører og vedlikeholder virksomheten i samsvar med krav fastsatt i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen (HMS). Ved å dokumentere arbeidet, tilfredsstiller dere også internkontrollforskriftens krav til skriftlig dokumentasjon. Dette kan kreves ved tilsyn fra offentlige myndigheter eller i forbindelse med skader og ulykker.

    Internkontroll baseres på:

    • krav i lov og forskrift
    • forsikringsavtalens sikkerhetsforskrifter
    • risiko for skader og ulykker avdekket i risikoanalysen

    Boligbyggelag og boligforvaltere har gode, nettbaserte verktøy dere kan bruke i arbeidet.

    Vi anbefaler dere å ta en årlig gjennomgang av internkontrollen. Da kan dere fange opp endringer som krever at nye skadeforebyggende tiltak iverksettes.

    Husk at internkontroll er lovpålagt for blant annet heisanlegg, brannalarmanlegg, brannslokkeranlegg, håndslokkeranlegg, gassanlegg, ledelys/nødlys, med flere.

  • Styret er naboenes brannvakt. Kravene er strenge, men nødvendige for beboernes sikkerhet. Regelmessig kontroll og vedlikehold er noe av det viktigste dere kan gjøre, hvor varsling, slukkeutstyr, rømningsveier og avfallshåndtering er viktige stikkord. Dette er forhold som bør vurderes under den årlige risikokartleggingen.

    Eksempler på risikofaktorer dere i styret har ansvar for å tilse:

    Brann og røykutvikling: Vi anbefaler dere å installere et forsikringsgodkjent (FG) brannalarmanlegg som dekker alle boenheter og fellesarealer, inkludert garasjeanlegg.

    Brannvarslingsanlegget: Organiser og gjennomfør brannøvelser, gjerne årlig sammen med det lokale brannvesenet. Det er styrets ansvar å sikre at brannalarmen fungerer som den skal, og at beboerne vet hvor de skal rømme.

    Elektriske anlegg: Hvert femte år bør dere gjennomføre en el-kontroll med termografering av det elektriske anlegget. Bruk kontrollører som er sertifisert i henhold til NEK 405, og utbedre feil og mangler umiddelbart.

    Rømningsmuligheter: Se til at rømningsveier er godt markert og frie. Pass også på at beboerne er kjent med dem, slik at de raskt kan komme seg ut hvis det oppstår en nødsituasjon.

    Brannspredning: Sørg for å ha oppdatert branntegninger som viser krav til brannmotstand for vegger, etasjeskiller og dører. Sjekk at kravene er opprettholdt i forbindelse med eventuelle skader.

    Lading av elbil: Bruk elektroteknisk kompetanse til prosjektering og sørg for at installasjonen gjøres av en autorisert elektroentrepenør. Husk også å kontrollere det elektriske anlegget i henhold til kapasitet.

    Tekniske installasjoner: Sørg for å ha nødvendige kontroll- og serviceavtaler på de tekniske installasjonene (brannalarm, garasjeporter, heisanlegg, ventilasjon med mer).  

  • Syv av ti skader som meldes fra borettslag eller sameier, gjelder vannskader. Mange av disse skyldes lekkasje fra rør som er gamle, slitte eller laget av dårlig materiale – og kunne vært unngått.

    Hvem har ansvar for hva?

    Som regel har borettslaget eller sameiet ansvar for alt av rør i kjeller, og stigerør opp i blokken frem til og med stoppekraner. Innenfor hjemmets fire vegger er det beboerne som må tilse egne rør.

    Skulle det oppstå en alvorlig vannskade, er risikoen stor for at det kan oppstå konsekvenser for naboene. Vi anbefaler styret å oppfordre beboerne til å kontrollere og vedlikeholde egne rør og installasjoner.

    Her kan du lese mer om hva du bør gjøre dersom det skulle oppstå en akutt vannskade hos deg eller naboen.

    Eksempler på risikofaktorer og tiltak dere kan iverksette:

    Vann- og avløpsrør: Sørg for å ha rutiner for ettersyn og vedlikehold av vann- og avløpsrør. Dere bør vurdere om det er behov for å spyle avløpsrør, for eksempel hvert tiende år. Sluk og takrenner bør renses regelmessig. Les mer om hvilke rør du bør undersøke ekstra nøye

    Stoppekraner/Sprinkelsentral: Se til at stoppekraner er tydelig merket. Det bør finnes retningslinjer og god beredskap for bruk av disse og tilgang til sprinkelsentral i nødsituasjoner.

    Vannskader: Vi anbefaler dere å montere automatiske lekkasjestoppere i alle rom med vanninstallasjon der det mangler sluk. Dette kan også gi dere rabatt på forsikringen hos oss.

  • Vi har samlet et knippe artikler med flere skadeforebyggende råd og tips til deg som sitter i styret eller er beboer i et borettslag eller sameie:

    1. Slik kan beboerne lade elbilen i felles garasje
    2. Halvparten av boligblokkene i Norge gjennomfører aldri brannøvelse
    3. "Hjelp, naboen vil ikke fikse vannlekkasjen" 
Av alle skader som meldes fra borettslag og sameier, gjelder hele syv av ti vannskader
Icon-tip

Bo trygt sammen

Bo trygt sammen

- en huskeliste for å ta vare på hjemmet

For å gjøre det litt enklere å ta vare på borettslaget eller sameiet deres, har vi samlet de viktigste vedlikeholdoppgavene beboerne bør gjøre på egenhånd i en kort huskeliste.

Del den med beboerne dine for å forebygge skader som kan oppstå i hjemmet – som også kan påvirke naboen.

Slik påvirker dere byggets levetid

Dere i styret legger grunnlaget for en lang levetid på bygningen, et godt bomiljø og god økonomi ved å inngå avtaler om vaktmestertjenester, renholdstjenester og serviceavtaler på tekniske anlegg.

  • Vi har, som mange andre, erfart at det gjøres byggefeil på nybygg – alt fra småfeil til alvorlige mangler det kan koste millioner av kroner å reparere.

    For å sikre at dere ikke påføres unødvendige tap, er det viktig at dere kjenner til:

    • hva kontrakten deres sier om kvalitet på det nye bygget
    • om bygget dere overtar er i henhold til kontrakt og byggeregler

    Er dere usikre, anbefaler vi at dere søker uavhengig byggeteknisk kompetanse som kan bistå ved overlevering av bygget.

    Ved overlevering anbefaler vi dere å

    • sette opp en protokoll med opplysninger om hvilke parter som deltar, tid og sted, samt eventuelle feil og mangler, som underskrives av partene
    • melde fra skriftlig om eventuelle feil og mangler som oppdages etter overtakelse så raskt som mulig, senest i løpet av to-tre uker
    • gjøre en uavhengig kontroll av de elektriske anleggende umiddelbart etter overtakelse, hvor eventuelle feil eller mangler utbedres kostnadsfritt av installasjonsfirmaet

    Ved ettårsbefaringen kan det være lurt å søke uavhengig byggeteknisk kompetanse som deltar. Har dere meldt fra om feil eller mangler som enda ikke er utbedret, bør dere å også søke juridisk kompetanse til befaringen.

    Ikke vent med å ta tak i byggefeil – etter fem år er det for sent!

  • Vi anbefaler dere å lage en vedlikeholdsplan for bygningen basert på teknisk tilstand. Dette kalles tilstandsbasert vedlikehold, fordi det kan være nødvendig å sette inn tiltak før en bygning når sin begrensede levetid.

    Vedlikeholdsplanen bør:

    • lages av en byggeteknisk rådgiver dere kan engasjere gjennom boligbyggelaget, boligsameiets forvalter eller et eksternt konsulentfirma
    • være langsiktig og rullerende, med tidsintervaller på for eksempel fem år.

    I tillegg bør det elektriske anlegget kontrolleres jevnlig av en uavhengig part, der dere utbedrer eventuelle feil og mangler fortløpende. Gjennomfører dere kontroll hvert femte år og utbedrer feil og mangler, vil dere kunne oppnå rabatt på forsikringen deres hos oss.

    Med en langsiktig vedlikeholdsplan basert på en tilstandsanalyse, blir det lettere for dere i styret å gjennomføre vedlikeholdet, samtidig som fellesutgiftene blir mer forutsigbare.

Få oversikten dere trenger

Dette kan du gjøre når du logger inn

  • få oversikt over forsikringer, hente dokumenter, finne forsikringsnummer og se skadehistorikk
  • se betalinger og faktura
  • melde skade og følge med på skadestatus 
  • gjøre endringer
  • administrere hvem fra styret som skal ha mulighet til å logge seg inn
  • oppdatere navn og kontaktinformasjon, slik at fakturaer og dokumentasjon går til de rette personene