Underslag er dessverre et kjent fenomen også i klubb og lag. Ofte starter det med at muligheten foreligger, og fristelsen blir for stor. Kanskje er det mangelfulle rutiner for hvordan lagets penger skal håndteres og liten kontroll med det som skjer.
For et klubbstyre kan et underslag være vanskelig å oppdage og både ubehagelig og krevende å følge opp. Den mistenkte er gjerne en annen tillitsvalgt eller en far eller mor til et barn som er aktiv i klubben. I tillegg kan de økonomiske konsekvensene for klubben bli store.
Vi har samlet noen tips for hvordan du kan bidra til å hindre underslag i klubben din.
1. Etabler tydelige rutiner for håndtering av penger i klubben
Lag regler for hvordan innkjøp og pengetransaksjoner skal foregå, og gjør alle som påtar seg tillitsverv i klubben kjent med disse. Innfør for eksempel en begrensning for hvor store summer som kan betales med klubbens kort. Still krav til at alle transaksjoner signeres av to personer og at det, ved innkjøp, alltid innhentes pris fra to eller tre tilbydere.
2. Sjekk at avtalte rutiner følges og at avvik påpekes
Sørg for at ledelsen/styret løpende følger med på økonomien og hvor pengene går. Er det noe som virker underlig, bør ledelsen/styret stille spørsmål til den som er ansvarlig. Oppdages avvik på etablerte rutiner, må disse påpekes og følges opp med en gang.
3. Sjekk bakgrunnen til tillitsvalgte som skal håndtere pengestrømmer og verdier i klubben
Det er lett å si ja der og da når noen melder seg frivillig til kassererjobben. Men selv om det kan være vanskelig i praksis, bør dere ha som rutine å sjekke personens bakgrunn og innhente referanse fra tilsvarende oppdrag eller fra noen som med troverdighet kan gå god for at den tiltenkte kassereren er egnet til oppdraget.
4. Ved mistanke om underslag, anmeld saken til politiet
Mistenker dere underslag, bør dere varsle politiet. For klubber som har forsikring mot kriminalitet (underslag), er dette et krav. Å inngå avtale om tilbakebetaling i klubbens regi (med gjeldsbrev etc.) og å holde saken skjult for omgivelsene, er ikke å anbefale. Erfaringen viser at tilbakebetalingen opphører etter en tid, og at vedkommende underslår penger i en annen klubb senere. Er det etablert en tilbakebetalingsplan, vil heller ikke forsikringen kunne brukes siden det ikke foreligger et økonomisk tap for klubben.
5. Kjøp en underslagsforsikring som dekker økonomisk tap og sikrer hjelp til profesjonell håndtering av saken
Med en underslagsforsikring kan klubben få dekket økonomisk tap som følge av underslaget, men også sikre at styret eller daglig leder får hjelp til å følge opp saken på en ryddig måte. For klubben kan det være godt å ha en profesjonell tredjepart i ryggen som ikke er for tett på eller har relasjoner til de involverte.
