Hvem har ansvaret når jobbreisen går over i ferie?
Det kan være fristende å kombinere jobbreisen med en liten ferie. Da må forsikringene være i orden.
Kundemøte i København eller konferanse i Barcelona? Mange tar en ekstra dag eller to på egen hånd når de er på jobbreise. Når reisen går over i fritid, kan det få konsekvenser for reiseforsikringen.
– Mange tror at yrkesreiseforsikringen gjelder automatisk for hele reisen, også når du forlenger oppholdet utover jobbreisen. Men private dager er ikke dekket av denne forsikringen, selv om flyreisen er betalt av arbeidsgiver. Dette er det viktig å være klar over, sier produktsjef Adrian Jordet i Gjensidige.
Det holder altså ikke at reisen er betalt med firmakortet, som noen tror, ifølge Jordet.
– For å være dekket på den private delen av reisen må man ha en ferie-/fritidsforsikring. Mange arbeidsgivere kjøper dette for sine ansatte. Hvis ikke må folk kjøpe en privat reiseforsikring, forklarer han.
Business + pleasure
Kombinasjonen av jobb og fritid på reise er blitt så vanlig at det har fått et eget navn: bleasure. Ordet er en kombinasjon av business og pleasure, ifølge Carl Moltzau, general manager i Norwegian Business Travel Association (NBTA).
– Dette er veldig vanlig, og vi ser at stadig flere jobbreiser endres etter at de er booket, fordi ansatte legger til private dager, sier Moltzau.
Trenden er spesielt tydelig blant yngre arbeidstakere, som ønsker å bruke jobbreiser til å oppleve nye steder. Selv om det kan være givende for dem, kan det skape nye utfordringer for arbeidsgiver, påpeker han:
– Det kan lett oppstå usikkerhet rundt arbeidsgiverens ansvar – juridisk og når det gjelder sikkerhet og forsikringsdekning. I tillegg blir det mer komplisert å skille utleggs- og refusjonsregler og sikkerhetsspørsmål, sier Moltzau.
Ulik dekning mellom jobb og fritid
I forsikringssammenheng regnes en yrkesreise som en reise i arbeidsgivers regi, der hoveddelen av oppholdet er jobbrelatert og utløser diettgodtgjørelse. En yrkesreiseforsikring er utformet for å dekke arbeidsgivers risiko. Derfor dekker den ofte at det sendes en stedfortreder hvis en ansatt må hjem på grunn av sykdom eller skade.
På den andre siden vil en ferie- og fritidsforsikring dekke ting som er viktige på private reiser, som for eksempel erstatning for tapt ferie hvis du blir syk på reisen. Dette dekkes ikke av yrkesreiseforsikringene.
– Derfor handler ikke forskjellen bare om når du er dekket, men også om hva forsikringen dekker,forklarer Jordet i Gjensidige.
Kan stå helt uten dekning
Mange arbeidsgivere kjøper en kombinert yrkes- og fritidsreiseforsikring for sine ansatte. Da er hele problemet løst. Hvis arbeidsgiver kjøper en ren yrkesreiseforsikring er det viktig at ansatte selv kjøper vanlig fritidsreiseforsikring. Hvis ikke vil de stå uten dekning dersom de blir syke eller skadet på den private delen av en forlenget jobbreise. Både medisinsk behandling, sykehusopphold og hjemtransport fra utlandet kan bli svært dyrt.
Tre ting du bør avklare om reiseforsikring
For å unngå misforståelser, er det viktig at du som arbeidsgiver tar ansvar for å avklare mest mulig i forkant av reisen, anbefaler både Jordet og Moltzau.
- Tydelige regler og retningslinjer
Arbeidsgiver bør definere tydelig når ansvar og dekning slutter, hva bedriften dekker av utlegg, og hva som er privat ansvar. Dette bør være en del av reisepolicyen og helst også fremgå av en skriftlig godkjenning før reisen.
- God dialog i forkant
Selv om du har interne rutiner og retningslinjer, blir de meningsløse hvis du ikke lykkes med å kommunisere dette godt ut til de ansatte.
- Velg riktig forsikring
Hvis ansatte i bedriften ofte kombinerer jobb- og privatreiser, kan det være en god ide å inkludere både yrkesreise og ferie-/fritidsdekning i avtalen.
– Dette er spesielt viktig når arbeidsgiver betaler jobbdelen (f.eks. fly og hotell), mens den ansatte selv legger på et par private netter. Med tilleggsdekning for ferie og fritid vil både den arbeidsreleaterte og den private delen av reisen være dekket, sier Jordet.