Råd og tips til deg som er styreleder eller styremedlem

Styret skal ha minst tre medlemmer – hvis ikke vedtektene sier noe annet. I sameier med åtte eller færre seksjoner, kan det vedtas at alle seksjonseiere skal være medlem av styret. Dette krever at alle uttrykkelig sier seg enige i det.

Det er ingen regler for hvor ofte et styre skal møtes. Styreleder innkaller til styremøter så ofte det er nødvendig, eller etter krav fra andre styremedlemmer. Vi vil uansett anbefale dere å ha minst to møter i året, hvor dere

• reviderer/lager en plan for når ulike aktiviteter skal gjennomføres
• fordeler oppgavene i styret.

Husk å kommunisere godt med naboene!

God dialog kan løse mange problemer - før de oppstår. Lag gjerne egen nett- og/eller Facebook-side, og bruk SMS, e-post og oppslagstavlen aktivt. 

Hvis uhellet skulle inntreffe, kan det vært lurt å være forberedt på hvordan dere skal håndtere skaden og oppgjøret. Det er styret som “eier” forsikringen, og har fullmakt til å bestemme hvordan en eventuell skadesak skal gjøres opp.

Hvem får utbetalingen?

Det er styret som bestemmer om det kan utbetales kontantoppgjør eller ikke, og om det er borettslaget/sameiet eller beboer som skal få utbetalingen.

For å unngå usikkerhet kan vet være lurt å ha vedtatt dette på forhånd, som en del av vedtektene i borettslaget eller sameiet.

Hvem skal betale egenandelen?

Som "eier" av forsikringen, er det styret som vil motta egenandelen og har ansvaret for at denne blir betalt. Dere kan krevet at beboer betaler, men da bør også dette være avklart i vedtektene for å unngå misforståelser.

Forsikringen dekker ikke alltid hele skaden

Noen ganger dekker forsikringen bare deler av skaden, og dere må selv betale for reparasjonen av selve årsaken til skaden som har skjedd. I disse tilfellene vil ikke leverandørene våre reparere den delen av skaden vi dekker, før årsaken er rettet opp.

Ofte gjelder dette skader som oppstår som følge av utett våtrom, utett bygning eller skader etter håndverksfeil.

For å sikre et effektivt og godt skadeoppgjør, anbefaler vi dere å ha lagt en plan for hva dere skal gjøre når slike tilfeller oppstår. Det kan for eksempel være reparasjon av taket, eller å sette inn et dusjkabinett i et våtrom som lekker.

Les mer om hvordan dere melder skade

Vi mener du har et bedre grunnlag for å gjøre en god jobb når du kjenner de juridiske rammevilkårene for borettslaget eller sameiet ditt.

• Er du styremedlem i et borettslag, bør du sette deg inn i vedtektene og Lov om Burettslag (burettslagslova)
• Er du styremedlem i et sameie, bør du sette deg inn i Lov om eierseksjoner (eierseksjonsloven).

I tillegg vil driften være regulert gjennom «bustadsoppføringslova», «avtaleloven», «regnskapsloven», «brann- og eksplosjonsvernloven», «internkontrollforskriften», med flere.

Lover og forskrifter er lett tilgengelige på https://lovdata.no/

Styret bør avdekke alle forhold som kan utgjøre en risiko for skader og ulykker i bygningens fellesarealer, på uteområdene og i de enkelte boenhetene.  

En risikoanalyse trenger ikke være komplisert. Du kan sette opp et enkelt skjema selv, ved hjelp av disse spørsmålene:

• Hva kan utgjøre en risiko hos oss?
• Hva kan vi gjøre for å hindre at skader og ulykker skjer?
• Hva kan vi gjøre for å begrense konsekvensene av skader og ulykker?
• Hvilke risikoer må vi prioritere i det skadeforebyggende arbeidet?

Vi anbefaler dere å gjennomgå risikoanalysen minst en gang i året, og korrigere for forhold dere mener har endret seg.

For å sørge for at sikkerheten skal være så god som mulig må styret gjennomføre internkontroll. I internkontrollen går styret systematisk gjennom eiendommen på jakt etter forhold som kan true verdier, trivsel og helse.

Gjennom internkontrollen skal det sikres at borettslaget eller sameiet organiserer, utfører og vedlikeholder virksomheten i samsvar med krav fastsatt i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen (HMS). Ved å dokumentere arbeidet, tilfredsstiller dere også internkontrollforskriftens krav til skriftlig dokumentasjon. Dette kan kreves ved tilsyn fra offentlige myndigheter eller i forbindelse med skader og ulykker.

Internkontroll baseres på:

• krav i lov og forskrift
• forsikringsavtalens sikkerhetsforskrifter
• risiko for skader og ulykker avdekket i risikoanalysen

Boligbyggelag og boligforvaltere har gode, nettbaserte verktøy dere kan bruke i arbeidet.

Vi anbefaler dere å ta en årlig gjennomgang av internkontrollen. Da kan dere fange opp endringer som krever at nye skadeforebyggende tiltak iverksettes.

Husk at internkontroll er lovpålagt for blant annet heisanlegg, brannalarmanlegg, brannslokkeranlegg, håndslokkeranlegg, gassanlegg, ledelys/nødlys, med flere.

Styret er naboenes brannvakt. Kravene er strenge, men nødvendige for beboernes sikkerhet. Regelmessig kontroll og vedlikehold er noe av det viktigste dere kan gjøre, hvor varsling, slukkeutstyr, rømningsveier og avfallshåndtering er viktige stikkord. Dette er forhold som bør vurderes under den årlige risikokartleggingen.

Eksempler på risikofaktorer dere i styret har ansvar for å tilse:

Brann og røykutvikling: Vi anbefaler dere å installere et forsikringsgodkjent (FG) brannalarmanlegg som dekker alle boenheter og fellesarealer, inkludert garasjeanlegg.

Brannvarslingsanlegget: Organiser og gjennomfør brannøvelser, gjerne årlig sammen med det lokale brannvesenet. Det er styrets ansvar å sikre at brannalarmen fungerer som den skal, og at beboerne vet hvor de skal rømme.

Elektriske anlegg: Hvert femte år bør dere gjennomføre en el-kontroll med termografering av det elektriske anlegget. Bruk kontrollører som er sertifisert i henhold til NEK 405, og utbedre feil og mangler umiddelbart.

Rømningsmuligheter: Se til at rømningsveier er godt markert og frie. Pass også på at beboerne er kjent med dem, slik at de raskt kan komme seg ut hvis det oppstår en nødsituasjon.

Brannspredning: Sørg for å ha oppdatert branntegninger som viser krav til brannmotstand for vegger, etasjeskiller og dører. Sjekk at kravene er opprettholdt i forbindelse med eventuelle skader.

Lading av elbil: Bruk elektroteknisk kompetanse til prosjektering og sørg for at installasjonen gjøres av en autorisert elektroentreprenør. Husk også å kontrollere det elektriske anlegget i henhold til kapasitet.

Tekniske installasjoner: Sørg for å ha nødvendige kontroll- og serviceavtaler på de tekniske installasjonene (brannalarm, garasjeporter, heisanlegg, ventilasjon med mer).  

Syv av ti skader som meldes fra borettslag eller sameier, gjelder vannskader. Mange av disse skyldes lekkasje fra rør som er gamle, slitte eller laget av dårlig materiale – og kunne vært unngått.

Hvem har ansvar for hva?

Som regel har borettslaget eller sameiet ansvar for alt av rør i kjeller, og stigerør opp i blokken frem til og med stoppekraner. Innenfor hjemmets fire vegger er det beboerne som må tilse egne rør.

Skulle det oppstå en alvorlig vannskade, er risikoen stor for at det kan oppstå konsekvenser for naboene. Vi anbefaler styret å oppfordre beboerne til å kontrollere og vedlikeholde egne rør og installasjoner.

Her kan du lese mer om hva du bør gjøre dersom det skulle oppstå en akutt vannskade hos deg eller naboen.

Eksempler på risikofaktorer og tiltak dere kan iverksette:

Vann- og avløpsrør: Sørg for å ha rutiner for ettersyn og vedlikehold av vann- og avløpsrør. Dere bør vurdere om det er behov for å spyle avløpsrør, for eksempel hvert tiende år. Sluk og takrenner bør renses regelmessig. Les mer om hvilke rør du bør undersøke ekstra nøye. 

Stoppekraner/Sprinkelsentral: Se til at stoppekraner er tydelig merket. Det bør finnes retningslinjer og god beredskap for bruk av disse og tilgang til sprinkelsentral i nødsituasjoner.

Vannskader: Vi anbefaler dere å montere automatiske lekkasjestoppere i alle rom med vanninstallasjon der det mangler sluk. Dette kan også gi dere rabatt på forsikringen hos oss.

Vi har samlet et knippe artikler med flere skadeforebyggende råd og tips til deg som sitter i styret eller er beboer i et borettslag eller sameie:

1. Slik kan beboerne lade elbilen i felles garasje
2. Halvparten av boligblokkene i Norge gjennomfører aldri brannøvelse
3. "Hjelp, naboen vil ikke fikse vannlekkasjen"