Årsmøte i sameie og borettslag – innkalling, regler og gjennomføring

I henhold til norsk lov må årsmøter og generalforsamlinger i sameier og borettslag være gjennomført i løpet av juni måned. Fra 2021 er det lovbestemt at årsmøter og generalforsamlinger kan gjennomføres digitalt også under «normale omstendigheter». Så først vil det være naturlig å ta stilling til om møtet skal finne sted fysisk eller digitalt.

Advokat Annita Magnussen i Huseierne peker på fordeler ved fysiske møter:

– Ofte blir diskusjoner bedre når vi sitter i samme rom kontra på skjerm eller andre digitale gjennomføringsmetoder. At naboer treffer hverandre kan dessuten bidra til et bedre bomiljø. På den andre siden kan det hende at flere får anledning til å delta hvis møtet settes opp digitalt, sier hun.

Faller valget på at møtet skal foregå digitalt, må det kunne gjennomføres forsvarlig. Dette innebærer blant annet at styret har kontroll på hvem som deltar, og at alle er i stand til å håndtere de digitale hjelpemidlene.

Magnussen viser til de neste stegene som må være på plass før møtet går av stabelen:

1. Før styret sender ut innkallingen skal de ha sendt ut et varsel til seksjonseierne om når årsmøtet skal være, og gi en siste frist for innsending av saker man ønsker å ta opp.
2. Deretter skal innkallelsen sendes ut til alle sameiere, minst åtte dager før møtet skal være. Gjerne enda tidligere slik at sameierne har bedre tid til å sende inn saker de ønsker behandlet på møtet. Innkallingen kan ikke sendes ut mer enn 20 dager før møtet.
3. Innkallelsen skal være skriftlig, enten via elektronisk kommunikasjon eller i papirformat. Den skal beskrive tidspunkt, sted og hvilke saker som skal behandles. En frist for påmelding eller for å melde forfall kan være lurt å inkludere.
4. Årsberetning, regnskap og eventuelt revisjonsberetning skal være sendt ut til alle senest en uke før årsmøtet, og senest åtte dager før generalforsamlingen. Innkalling og sakspapirer må ikke sendes samlet, men det er en fordel om de gjør det.

Loven stiller krav til hva som skal behandles under møtet, som styrets eventuelle årsberetning, regnskap for året før, valg av styremedlemmer – i tillegg til saker som styret eller boligeierne ønsker behandlet, og som er meldt inn og nevnt i innkallingen. De to første dokumentene skal som nevnt sendes ut før møtedato, men styret må også sørge for at disse er tilgjengelige under selve møtet.

Under selve møtet må det utnevnes en møteleder, som kan være styreleder. Men det kan også være en annen, for eksempel representant fra forretningsfører. Loven sier videre at det skal føres protokoll fra møtet. Huseierne anbefaler at møteleder ikke er ansvarlig for protokollføringen, da vedkommende ofte har mer enn nok med å lede møtet. Protokollen skal undertegnes av møteleder og minst en seksjonseier som er utpekt av årsmøtet og som har vært til stede.

Informasjonen er hentet fra Huseierne

Hovedregelen sier at sakene avgjøres med alminnelig flertall, som vil si det må være besluttet med et flertall av de avgitte stemmer. Der antallet blir likt avgjøres saken gjennom loddtrekning, opplyser Adrian Landro Klinge. Han er fagansvarlig for forretningsførsel i boligbyggelaget Usbl.

– Men det finnes unntak fra regelen, og i enkelte saker holder det ikke med alminnelig flertall. Saker som innebærer endringer utover det som er vanlig forvaltning og vedlikehold krever kvalifisert flertall, som vil si to tredeler av stemmene. Eksempler på slike saker kan være ombygging eller påbygging av balkonger, installering av heis og omgjøring av fellesarealer.

I sameier kreves det enstemmighet ved alvorlige saker, i henhold til eierseksjonsloven. Det betyr at alle seksjonseiere må være til stede, eller får avgitt stemme på annet vis, og at alle må være enige. Klinge viser til at kravet er gjeldende i disse punktene:

• Salg eller bortfeste av hele eller vesentlige deler av eiendommen
• Oppløsning av sameie
• Gjennomføring av tiltak som medfører en vesentlig endring av sameiets karakter eller av tiltak som går ut over seksjonseiernes bo- eller bruksinteresser